12/03/2019 17:56:59 PMKỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)
(Lượt xem: 704)
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)
TS. Nguyễn Khắc Hùng
Giới thiệu:
Một trong những kỹ năng quan trọng của người
trưởng thành, nhất là những người giữ các vị trí quản lý, lãnh đạo trong tổ chức,
doanh nghiệp là quản lý bản thân, là tấm gương cho nhân viên trong cơ quan và
con cái trong gia đình. Để quản lý bản thân hiệu quả, thấu hiểu tầm quan trọng
và biết cách sử dụng thời gian một cách khéo léo, giúp mỗi chúng ta làm việc một
cách thông thái và vẫn dành được thời gian cho những điều mình ưa thích, mang lại
sắc thái nhân bản trong cuộc sống. Bài viết dưới đây bao gồm nguyên lý, kết hợp
với một loạt bài thực hành giúp bạn đọc về tổng quan và các bước quản lý thời
gian gắn với mục tiêu và cách thức xử lý những gì làm mất thời gian của bạn.
1. Mục đích và ý nghĩa của quản lý thời gian
Thời gian là quý báu cho các nhà lãnh đạo và
quản lý. Dù ở trong công việc nào hay ở cương vị nào, bạn vẫn phải biết quản lý
bản thân và thời gian của mình. Quản lý thường được hiểu là giao việc cho người
khác, thế nhưng, bạn không thể tổ chức hiệu quả cho bất cứ ai nếu bạn không tự
biết quản lý bản thân và thời gian cho chính mình. Thời gian là tài nguyên
không tái tạo, một khi đi qua thì không bao giờ trở lại, nếu không quản lý được
nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì. Muốn quản lý bản thân cũng như những
trọng trách của mình thì phải tổ chức thời giờ của mình theo từng mục tiêu sử dụng.
Thời gian
qua đi sẽ không bao giờ quay lại. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa
là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn
cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào
dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan
trọng hơn. Muốn đạt hiệu quả sử dụng thời gian cao, phải dựa theo một nguyên tắc
hoặc có kế hoạch cụ thể hạn chế lãng phí thời gian cho những việc vặt vãnh để
dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng đối với bản thân cũng như nghề
nghiệp. Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự
quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt
hiệu quả cao nhất.
Trước tiên, bạn phải xác định cho
tường tận những điều gì là quan trọng đối với bản thân cũng như nghề nghiệp của
bạn. Bạn phải làm điều này trước khi thực hiện bất cứ biện pháp nào nhằm tận dụng tối đa thời gian của bạn.
Bạn cần phân tích cách sử dụng thời
gian của bạn hiện nay so với các nguyên lý quản lý thời gian và các mục tiêu
của bạn. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những yếu tố lấn chiếm quá nhiều thời
gian của bạn và đây là vài ý kiến thực dụng có thể giúp bạn loại trừ chúng. Sau
cùng, bạn nên lập ra một phương án riêng khả thi đối với bạn nhằm quản lý thời
gian của mình một cách liên tục.
Bài tập
1: Trắc nghiệm quản lý thời gian - những điều quan tâm
|
|
Có
|
Không
|
1
|
Tôi có trí nhớ tốt, không
cần ghi lại điều gì
|

|
|
2
|
Tôi chẳng bao giờ vứt bỏ
thứ gì, vì biết đâu có lúc cần đến sau này
|

|

|
3
|
Tôi khó chấm dứt nổi một
cuộc điện đàm. Nó cứ kéo dài lê thê
|
 
|

|
4
|
Tôi ít tập thể dục. Quá
bận!
|
 
|
|
5
|
Tôi luôn dành thời gian cho
nhân viên. Cửa phòng tôi luôn mở, đón chào họ bất luận điều gì xảy ra
|
 
|
|
6
|
Tôi không giao việc khó cho
nhân viên
|
  
|
|
7
|
Trong buổi họp do tôi chủ
trì, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian có bị lỗi hay không
|
 
|
|
8
|
Tôi có thời gian biểu để
biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu
|
 
|
|
9
|
Tôi hay dồn việc vào lúc
cuối, hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép
|
 
|
|
10
|
Hàng tuần, tôi có để chút
ít thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng trong công việc
|
 
|
|
11
|
Tất cả những hồ sơ tôi đang
xử lý luôn chồng chất ngổn ngang trên bàn tôi
|

|
|
12
|
Tôi là người tự đánh gía
mình trên công việc. Vì thế tôi không bao giờ bỏ dở một công việc chưa hoàn
tất
|

|
|
13
|
Tôi không quyết định ngay
mà dành thêm thời gian để suy nghĩ
|
 
|
|
14
|
Tôi không muốn sai lầm vì
vội vã cho nhanh chóng xong công việc
|
 
|
|
15
|
Tôi bận đến nỗi không còn
thời gian gặp bạn bè, đi chơi với gia đình. Cái giá của thành công mà!
|
 
|
|
16
|
Tôi có khuynh hướng bỏ trôi
những công việc mà tôi không thích làm. Tôi ôm đồm nhiều nên khó làm nên
chuyện gì
|

|
|
17
|
Tôi hay đi quanh quẩn không
mục đích và giải lao lâu
|

|
|
18
|
Tôi cố giải quyết từng thư
từ, dứt khoát một lần một
|

|

|
19
|
Tôi tự ấn định thời gian
cho chính mình và tuân thủ theo điều đó
|
 
|
|
20
|
Tôi có thời gian để thư
giãn và dành cho gia đình và bạn bè
|
 
|
|
Kết quả (tham khảo)
-
Nếu trả lời
«có» cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và «không» cho tất cả những câu còn lại thì bạn
đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.
-
Nếu trả lời
«không» cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời «có» cho các câu còn lại
thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.
2.
Lợi ích của quản lý thời gian:
Quản lý nghĩa là làm việc cùng với
người khác và tổ chức họ. Phần lớn thời gian của bạn là để tương tác với nhân
viên và tổ chức họ. Muốn tổ chức người khác, bạn phải biết tự tổ chức bản thân
và thời gian của chính mình.
Quản lý tốt thời gian đem lại nhiều lợi ích:
-
Làm cho cuộc
sống dễ dàng hơn;
-
Giảm căng thẳng (stress);
-
Tăng tính hiệu quả;
-
Tăng hiệu suất;
-
Tăng sự hài lòng về công việc;
-
Tăng năng suất của cá nhân và
tập thể;
-
Tăng thời gian riêng tư cho bạn
dùng.
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời
gian suy nghĩ để nhận biết đâu là điều quan trọng cho công việc, và tăng thì giờ
giải trí.
3. Các bước
và bài tập quản lý thời gian:
Để tiết kiệm và sử dụng hiệu quả thời gian, có nhiều
yếu tố tác động cần cân nhắc. Hình dưới đây cho thấy muốn quản lý thời gian hiệu
quả, cần có nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của nguồn
lực hữu hạn này, phải biết phân tích mục tiêu của bạn, làm rõ các yếu tố làm mất
thời gian của bạn, biết sắp xếp công việc và ấn định ưu tiên. Các nội dung này
được trình bày ở trên và thiết kế thành một số bài thực hành ở phần sau.
Hình 1: Các yếu tố để quản lý thời gian hiệu quả

Bài tập 2
Hãy làm ngay: Mục tiêu của bạn
1. Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện
trong hai, ba năm tới: những mục tiêu cho bản thân, cho công việc (kinh doanh
và nghề nghiệp), cho gia đình.
Hãy
viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.
2.
Hãy để danh
sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu
tiên trong từng lãnh vực sau đây : bản thân, công việc, gia đình. Hãy chọn ra
trong mỗi lãnh vực 5 câu phản ảnh được những điều mà bạn cho là quan trọng. Hãy
viết chúng ra, theo thứ tự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây:
Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi
3.
Hãy xét kỹ từng
mục tiêu mà bạn đã ghi nhận và xem xét đâu là mục tiêu quan trọng trên tất cả.
Sắp xếp theo số thứ tự ưu tiên từ 1 (ưu
tiên cao nhất) trở lên. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết quá sâu ở giai đoạn
này thì hãy gộp các mục tiêu thành từng nhóm như sau:
I. Rất quan trọng.
II. Quan trọng.
III. Không quan trọng bằng.
4.
Giả định một
thời hạn (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm. Bạn hãy
tự quyết định.
5.
Liệt kê ngắn
gọn vài biện pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện mục
tiêu của mình? Đây là một ví dụ:
Ưu tiên
toàn cục
|
Ưu tiên trong
lĩnh vực
|
Mục tiêu
|
Khi nào ?
|
Cách nào ?
|
3
|
2
|
Thiết lập và thực hiện một phương pháp tổ chức
lưu giữ tài liệu mới
|
6/2019
|
Hàng tuần
dành hai tiếng đồng hồ cho công việc này.
Kiểm tra xem phương pháp mới này được những người
trong đơn vị tôi áp dụng như thế nào,
|
CÁ NHÂN
|
Ưu tiên
toàn cục
|
Ưu tiên trong
lĩnh vực
|
Mục tiêu
|
Khi nào ?
|
Cách nào ?
|
|
Một
Hai
Ba
|
|
|
|
CÔNG VIỆC
|
Ưu tiên
toàn cục
|
Ưu tiên trong
lĩnh vực
|
Mục tiêu
|
Khi nào ?
|
Cách nào ?
|
|
Một
Hai
Ba
|
|
|
|
GIA ĐÌNH
|
Ưu tiên
toàn cục
|
Ưu tiên trong
lĩnh vực
|
Mục tiêu
|
Khi nào ?
|
Cách nào ?
|
|
Một
Hai
Ba
|
|
|
|
Bài tập 3: Các yếu tố
khác ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian
Sau
đây là ví dụ về một cách làm việc được ưa chuộng và đánh giá tác động của nó
lên thời giờ của người lãnh đạo
Thí dụ :
Mô tả
|
Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian
|
Thói quen: Luôn sẵn sàng tiếp nhân viên bất kể
lý do
|
Thường xuyên gián đoạn công việc. Không thể theo
dự án dài hạn. Không thể tập trung.
|
Hãy tự tìm những yếu tố ảnh hưởng đến cách sử dụng thời của bạn
Mô tả
|
Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian
|
Thói quen:
|
|
Tác phong:
|
|
Cách giao tiếp:
|
|
V.v.
|
|
Bài tập 4: Quan sát cách sử
dụng thời gian của bản thân
THỨ HAI
Giờ Công việc
6.00 – 6.30
....................................................................................................................................
6.30 – 7.30 ....................................................................................................................................
7.30 –
8.00
..................................................................................................................................
8.00 – 8h.30 ..............................................................................................................................
8.30 – 9.00 ................................................................................................................................
9.30 – 10.00 ................................................................................................................................
10.00 - 10.30 ...............................................................................................................................
10.30 – 11.00................................................................................................................................
11.00 – 11.30................................................................................................................................
11.30 – 12.00................................................................................................................................
12.00 – 12.30................................................................................................................................
12.30 – 13.00................................................................................................................................
13.00 – 13.30................................................................................................................................
13.30 – 14.00................................................................................................................................
14.00 – 14.30................................................................................................................................
14.30 – 15.00................................................................................................................................
15.00 – 15.30................................................................................................................................
15.30 – 16.00................................................................................................................................
16.00 – 17.00
................................................................................................................................
Làm việc ở nhà .............................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Bạn
nên tự theo dõi thời giờ của mình trong vài ngày liền ít
nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập thói quen ghi chép lại việc mình đã làm. Làm
như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và giữ không xa rời những công việc
quan trọng mà bạn muốn làm để tiến gần đến mục tiêu.
Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Hãy cố gắng ghi theo mật độ
thời gian thật khít khao cho một ngày: bạn hãy ghi lại càng nhiều chi tiết càng
tốt, ghi nhận từng hoạt động một và thời đoạn của nó.
Ví dụ :
“Một ngày quay cuồng của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau:
Ngày của
Dũng:
Ngày thứ ba, 23/3
|
Giờ
|
Công việc
|
Tham gia
|
7.30-7.41
7.41-7.44
7.44-7.50
7.50-7.53
7.53-7.56
7.56-8.00
8.00-8.02
8.02-8.16
8.16-8.18
8.18-8.23
8.23-8.29
8.29-8.47
8.47-8.49
8.49-8.54
8.54-9.01
9.01-9.07
9.07-9.21
9.21-9.23
9.23-9.30
9.30-9.34
9.34-9.52
9.52-10.01
10.01-10.20
10.20-10.25
10.25-11.32
11.32-13.05
13.05-13.20
13.20-13.30
13.30-13.37
13.37-13.41
13.41-13.44
13.44-13.52
13.52-13.55
13.55-14.00
1
4.00-14.24
14.24-14.35
14.35-14.39
14.39-14.47
14.47-15.15
15.15-15.36
15.36-15.38
15.38-15.46
15.46-15.49
15.49-16.07
16.07-16.20
16.20-16.22
16.22-17.30
|
Uống
cà phê, đọc báo
Điện
thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo
Đến
phòng thư ký tìm tư liệu
Hiền
(thư ký) đến tìm tư liệu
Sơn
ghé vào xác nhận cuộc họp
Giải
thích xong cho Hiền điều cần thiết
Điện
thoại từ nhà gọi đến
Làm
việc về bản báo cáo năm
Điện
thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.
Nhắc
Hiền đưa dữ liệu cho Lý
Nhận
điện thoại từ Hiền
Làm
tiếp bản báo cáo
Tuấn
ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa
Điện
thoại yêu cầu của Bộ
Hai
gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.
Làm
tiếp bản báo cáo
Minh
(ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch
Xem
lại kế hoạch cho năm sau
Phòng
máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị
Lập
chương trình họp
Hùng
ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng và than phiền về cấp trên. Buổi
gặp mặt được sắp xếp với anh ta cho buổi chiều.
Nghỉ
giải lao và dùng cà phê
Chuẩn
bị lịch trình cho buổi họp
Đi đến
phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp
Chờ
mọi người đến dự họp
Điều
hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới
Ăn
trưa
Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp
Chuẩn
bị cho cuộc họp với Hùng
Hùng
đến, buổi họp bắt đầu
Thư ký
của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc chậm trễ trả lời thư.
Gọi
điện cho Kim nhắc đến lá thư.
Tiếp
tục cuộc thảo luận với Hùng
Điện
thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau với người quản đốc.
Bảo
Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng
Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta
để giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.
Ký các
lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông báo nội bộ
Điện
thọai của con hỏi xin tiền
Chấm
dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư
Dùng
cà phê giải lao
Thảo
luận về những số liệu cho năm tới với quản đốc
Hai
gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh
Tiếp
tục cuộc thảo luận
Ở nhà
gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường
Phi
ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức
Dời
phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày mai
Thảo
luận việc đề bạt thăng chức với Phi
Lan
gọi điện hẹn gặp ngày mai
Thu
dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng cụ chơi tennis.
|
Tôi
Lý
Tôi
Hiền
Sơn
Hiền
Lan (vợ tôi)
Tôi
Lý
Hiền
Tôi
Tuấn
Bộ
Hai, Tuấn
Tôi
Minh
Tôi
Phúc
Tôi
Hùng
Những người khác
Tôi
Những người khác
Những người khác
người
khác
Những người khác
Tôi
Hùng
Thư ký phó chủ tịch hội đồng
Kim
Tôi
Người khác
Hùng
Thắng và người quản đốc
Hiền
Hiếu
Hiền
Người khác
Các quản đốc
Hai
Các quản đốc
Lan (vợ)
Phi
Các quản đốc
|
Bài tập:
Bạn là đồng nghiệp và là một người ban thân của ông Dũng. Ông Dũng rất
không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc
lộn xộn như vậy lại xảy ra rất thường
xuyên. Ông muốn bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời
gian của ông. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của
mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để
quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng
để giúp ông ta.
Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:
1. Công
việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
2. Công
việc vô bổ nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
3. Công
việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian đến thế ?
4. Công
việc nào cần thời gian nhiều hơn ?
5. Lúc nào
trong ngày thì bận rộn nhất ?
Bảng: Một ngày
của Dũng: Sau khi phân tích
Loại công việc
|
Số động tác
|
Thời lượng (phút)
|
% Tổng số thời gian
|
Nghiệp vụ
|
7
|
139
|
27,5%
|
Đột xuất
|
5
|
41
|
8,1%
|
Lặp đi lặp lại hằng ngày (thủ tục hằng ngày)
|
25
|
165
|
32,6%
|
Cá nhân
|
11
|
161
|
31,8%
|
Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :
Nghiệp vụ (N): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu
dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo.
Giải quyết đột xuất (ĐX): Việc cần làm ngay như giải quyết vấn đề nội
bộ, quyết định cấp bách.
Hằng ngày (HN): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại,
nhắc nhở nhân viên.
Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.
Trong mỗi phần, Dũng ghi rõ N, ĐX,
HN, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác và thời lượng cho từng loại.
Nhìn chung sẽ thấy Dũng dành quá ít
thời gian cho những việc quan trọng đối với nghề nghiệp của anh ta. Việc hành
chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc.
Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn
nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường có một
ngày làm việc xé vụn thành những việc hỗn tạp, nhất thời và đứt đoạn hoặc mất
liên tục. Nếu nói cho xác thực thì bạn sẽ khó tìm đâu ra một mảng thời gian đủ
dài để hoàn tất những công việc quan trọng. Bạn quá bận rộn (hay cảm thấy như vậy)
vì cứ phải bị gián đoạn công việc để trả lời điện thoại, tiếp khách không hẹn
trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho
“sự bận rộn” là đồng nghĩa với năng suất, coi đó là biểu hiện của sự lao động nhiệt tình. Không phải thế đâu. Nếu
như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, rất có thể là vì
anh ta không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.
Nếu bạn giống các nhà quản lý thường
thấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian phản ứng lại tác động của người khác thay vì
đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng
hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.
Bài tập 5: Chủ động và khởi xướng
Hãy đánh dấu X ở tọa độ tương ứng với mức “Chủ động” và mức “khởi xướng”.
Nếu hoạt động của bạn có điểm chủ động cao và điểm khởi xướng cũng cao, thì có
nghĩa là nó quan trọng đối với bạn. Chính bạn là nguồn khởi xướng cho hoạt động
này và bạn rất chủ động trong việc điều hành nó.

Mỗi dấu X mà bạn đánh là một công việc.
Nếu bạn đánh dấu theo cách này tất cả công việc trong ngày/tuần, rất có thể bạn
sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Nhiều dấu X rơi vào khu vực này có nghĩa là bạn
đang bận phản ứng lại tác động của người khác thay vì chủ động thời gian của
mình. Thật ra cũng có những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó
là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người
khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà
đáng lẽ bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại
ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần suốt cả tiếng đồng hồ. Chính anh ta
khởi xướng việc này xâm lấn vào thời gian của bạn. Nếu cứ để tiếp tục như thế,
thì không khác nào bạn chịu mất quyền kiểm soát hoàn toàn trên khoảnh thời gian
ấy.
Vấn đề là làm thế nào để có nhiều hoạt
động ở khu vực (4) hơn. Tất nhiên không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu.
Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều tình huống khác. Thí dụ có thể
đẩy chuyện bình luận bóng đá sang giờ giải lao.
Hai khái niệm “chủ
động” và “khởi xướng” đưa đến phân biệt giữa việc làm “tích cực” và việc làm “bị
động”.
Công việc tích cực là điều cần làm để
đạt mục tiêu trong công việc của bạn.
Công việc bị động là điều ngăn trở
xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết ngay để mọi việc chạy trơn
tru.
Những từ ngữ dùng trên đây không
mang tính tuyệt đối. Điều quan trọng là bạn có thể phân loại các công việc và tập
trung làm chủ thời gian của mình để tiến đến thực hiện mục tiêu của mình.
Mức độ quan trọng :
Hãy sắp xếp công việc theo mức độ
quan trọng từ “rất quan trọng” đến “không quan trọng”. Tầm quan trọng được đánh
giá dựa trên hậu quả khả dĩ của những quyết định và hành động. Nếu bỏ quá nhiều
thời gian vào những điều không quan trọng so với mục tiêu và trách
nhiệm chính của bạn, thì đó là thời gian lãng phí. Theo quy luật Pereto,
còn gọi là “luật 80/20”, thì chỉ có 20% thời gian của người lãnh đạo là đem lại
hiệu quả, còn lại 80% là dành cho những chuyện “vặt vãnh” phi tổ chức.
Sự cấp bách:
Công việc có cấp bách và cần làm
ngay không ?
Cấp bách có nghĩa là ta bị dồn ép phải
thực hiện công việc trong thời gian gắp rút.
Liệu để lúc khác làm sẽ đạt hiệu quả tốt hơn không?
Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc
“quan trọng”.
Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng
nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những
kết quả then chốt mà bạn đã xác định. Việc “khẩn” thường do người khác khai
mào. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.
Bạn còn phải biết xếp thứ tự thực hiện
các công việc. Đó là xếp ưu tiên. Cả tính quan trọng lẫn tính cấp bách đều phải
được tính đến. Một trong những cách làm dược trình bày trong sơ đồ “quan trọng
và cấp bách” sau đây.
® Khi việc thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự,
đây đúng là loại việc mà bạn cho là quan trọng.
® Khi việc thật quan trọng nhưng chưa thật cấp bách
thì bạn vẫn còn thời gian để thực hiện nó, thậm chí bạn có thể giao phó một phần
cho ai đó để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu qua, Hãy nhớ chúng là cần
thiết để đạt những mục tiêu toàn diện của bạn.
Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban
Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì nó là cơ hội lãm tăng ảnh hưởng và vai trò
của đơn vị và bản thân bạn trong cơ quan.
® Nếu việc thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp :
1)
Làm liền
nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.
2)
Chuyển giao
cho ai khác
Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép
trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.
® Nếu việc chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn
hãy tự hỏi có nên làm không ? Loại việc này có thể dời lại, quên đi hoặc giao
cho ai khác.
Thí dụ: Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp
cho bìa bản báo cáo.
(Xem
tiếp phần 2 bài viết này).
Tài liệu
tham khảo
Covey S.
Bảy thói quen của người thành đạt. TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).
Công ty
MCaD. Bộ tài liệu: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hà Nội: 2018
(Không phát hành).
Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-MCaD, TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo (Tập 1). Hà Nội: Nxb. ĐHQG Hà Nội, 2015.
https://quantrimang.com/5-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-140639
https://www.kynang.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/ky-nang-quan-ly-thoi-gian.html
https://www.youtube.com/watch?v=rlRHHo3pKAk
Covey
S. Bảy thói quen của người thành đạt.
TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).