12/03/2019 17:56:59 PM

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)

(Lượt xem: 704)

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)

TS. Nguyễn Khắc Hùng[1]

 

Giới thiệu:

Một trong những kỹ năng quan trọng của người trưởng thành, nhất là những người giữ các vị trí quản lý, lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp là quản lý bản thân, là tấm gương cho nhân viên trong cơ quan và con cái trong gia đình. Để quản lý bản thân hiệu quả, thấu hiểu tầm quan trọng và biết cách sử dụng thời gian một cách khéo léo, giúp mỗi chúng ta làm việc một cách thông thái và vẫn dành được thời gian cho những điều mình ưa thích, mang lại sắc thái nhân bản trong cuộc sống. Bài viết dưới đây bao gồm nguyên lý, kết hợp với một loạt bài thực hành giúp bạn đọc về tổng quan và các bước quản lý thời gian gắn với mục tiêu và cách thức xử lý những gì làm mất thời gian của bạn.

 

1.  Mục đích và ý nghĩa của quản lý thời gian

 Thời gian là quý báu cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Dù ở trong công việc nào hay ở cương vị nào, bạn vẫn phải biết quản lý bản thân và thời gian của mình. Quản lý thường được hiểu là giao việc cho người khác, thế nhưng, bạn không thể tổ chức hiệu quả cho bất cứ ai nếu bạn không tự biết quản lý bản thân và thời gian cho chính mình. Thời gian là tài nguyên không tái tạo, một khi đi qua thì không bao giờ trở lại, nếu không quản lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì. Muốn quản lý bản thân cũng như những trọng trách của mình thì phải tổ chức thời giờ của mình theo từng mục tiêu sử dụng.

 Thời gian qua đi sẽ không bao giờ quay lại. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Muốn đạt hiệu quả sử dụng thời gian cao, phải dựa theo một nguyên tắc hoặc có kế hoạch cụ thể hạn chế lãng phí thời gian cho những việc vặt vãnh để dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng đối với bản thân cũng như nghề nghiệp. Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

 Trước tiên, bạn phải xác định cho tường tận những điều gì là quan trọng đối với bản thân cũng như nghề nghiệp của bạn. Bạn phải làm điều này trước khi thực hiện bất cứ biện pháp  nào nhằm tận dụng tối đa thời gian của bạn.

 Bạn cần phân tích cách sử dụng thời gian của bạn hiện nay so với các nguyên lý quản lý thời gian và các mục tiêu của bạn. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những yếu tố lấn chiếm quá nhiều thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực dụng có thể giúp bạn loại trừ chúng. Sau cùng, bạn nên lập ra một phương án riêng khả thi đối với bạn nhằm quản lý thời gian của mình một cách liên tục.

 

Bài tập 1: Trắc nghiệm quản lý thời gian - những điều quan tâm

 

 

Không

1

Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi lại điều gì

 

2

Tôi chẳng bao giờ vứt bỏ thứ gì, vì biết đâu có lúc cần đến sau này

3

Tôi khó chấm dứt nổi một cuộc điện đàm. Nó cứ kéo dài lê thê

4

Tôi ít tập thể dục. Quá bận!

5

Tôi luôn dành thời gian cho nhân viên. Cửa phòng tôi luôn mở, đón chào họ bất luận điều gì xảy ra

6

Tôi không giao việc khó cho nhân viên

7

Trong buổi họp do tôi chủ trì, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian có bị lỗi hay không

8

Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu

9

Tôi hay dồn việc vào lúc cuối, hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép


10

Hàng tuần, tôi có để chút ít thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng trong công việc

11

Tất cả những hồ sơ tôi đang xử lý luôn chồng chất ngổn ngang trên bàn tôi


12

Tôi là người tự đánh gía mình trên công việc. Vì thế tôi không bao giờ bỏ dở một công việc chưa hoàn tất

13

Tôi không quyết định ngay mà dành thêm thời gian để suy nghĩ

14

Tôi không muốn sai lầm vì vội vã cho nhanh chóng xong công việc

15

Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, đi chơi với gia đình. Cái giá của thành công mà!

16

Tôi có khuynh hướng bỏ trôi những công việc mà tôi không thích làm. Tôi ôm đồm nhiều nên khó làm nên chuyện gì

17

Tôi hay đi quanh quẩn không mục đích và giải lao lâu

18

Tôi cố giải quyết từng thư từ, dứt khoát một lần một

19

Tôi tự ấn định thời gian cho chính mình và tuân thủ theo điều đó

20

Tôi có thời gian để thư giãn và dành cho gia đình và bạn bè

 

 

Kết quả (tham khảo)

-          Nếu trả lời «có» cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và «không» cho tất cả những câu còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.

-          Nếu trả lời «không» cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời «có» cho các câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.

2.   Lợi ích của quản lý thời gian:

 Quản lý nghĩa là làm việc cùng với người khác và tổ chức họ. Phần lớn thời gian của bạn là để tương tác với nhân viên và tổ chức họ. Muốn tổ chức người khác, bạn phải biết tự tổ chức bản thân và thời gian của chính mình.

Quản lý tốt thời gian đem lại nhiều lợi ích[2]:

-          Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn;

-          Giảm căng thẳng (stress);

-          Tăng tính hiệu quả;

-          Tăng hiệu suất;

-          Tăng sự hài lòng về công việc;

-          Tăng năng suất của cá nhân và tập thể;

-          Tăng thời gian riêng tư cho bạn dùng.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để nhận biết đâu là điều quan trọng cho công việc, và tăng thì giờ giải trí.

3Các bước và bài tập quản lý thời gian:

Để tiết kiệm và sử dụng hiệu quả thời gian, có nhiều yếu tố tác động cần cân nhắc. Hình dưới đây cho thấy muốn quản lý thời gian hiệu quả, cần có nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của nguồn lực hữu hạn này, phải biết phân tích mục tiêu của bạn, làm rõ các yếu tố làm mất thời gian của bạn, biết sắp xếp công việc và ấn định ưu tiên. Các nội dung này được trình bày ở trên và thiết kế thành một số bài thực hành ở phần sau.

Hình 1: Các yếu tố để quản lý thời gian hiệu quả

 

Bài tập 2

Hãy làm ngay: Mục tiêu của bạn

1.      Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới: những mục tiêu cho bản thân, cho công việc (kinh doanh và nghề nghiệp), cho gia đình.

Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.

2.      Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay  đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh vực sau đây : bản thân, công việc, gia đình. Hãy chọn ra trong mỗi lãnh vực 5 câu phản ảnh được những điều mà bạn cho là quan trọng. Hãy viết chúng ra, theo thứ tự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây:

Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi

3.      Hãy xét kỹ từng mục tiêu mà bạn đã ghi nhận và xem xét đâu là mục tiêu quan trọng trên tất cả. Sắp xếp  theo số thứ tự ưu tiên từ 1 (ưu tiên cao nhất) trở lên. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết quá sâu ở giai đoạn này thì hãy gộp các mục tiêu thành từng nhóm như sau:

I.     Rất quan trọng.

II.  Quan trọng.

III. Không quan trọng bằng.

4.      Giả định một thời hạn (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm. Bạn hãy tự quyết định.

5.      Liệt kê ngắn gọn vài biện pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện mục tiêu của mình? Đây là một dụ:

Ưu tiên  toàn cục

Ưu tiên trong  lĩnh vực

 

Mục tiêu

Khi nào ?

 

Cách nào ?

 

3

 

2

Thiết lập và thực hiện một phương pháp tổ chức lưu giữ tài liệu mới

6/2019

Hàng tuần  dành hai tiếng đồng hồ cho công việc này.

Kiểm tra xem phương pháp mới này được những người trong đơn vị tôi áp dụng như thế nào,

 

CÁ NHÂN

Ưu tiên  toàn cục

Ưu tiên trong  lĩnh vực

 

Mục tiêu

Khi nào ?

 

Cách nào ?

 

Một

Hai

Ba 

 

 

 

 

CÔNG VIỆC

Ưu tiên  toàn cục

Ưu tiên trong  lĩnh vực

Mục tiêu

Khi nào ?

Cách nào ?

 

Một

Hai

Ba 

 

 

 

 

GIA ĐÌNH

Ưu tiên  toàn cục

Ưu tiên trong  lĩnh vực

 

Mục tiêu

Khi nào ?

 

Cách nào ?

 

Một

Hai

Ba 

 

 

 

 

Bài tập 3: Các yếu tố khác ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian

      Sau đây là ví dụ về một cách làm việc được ưa chuộng và đánh giá tác động của nó lên thời giờ của người lãnh đạo

Thí dụ :

Mô tả

Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian

Thói quen: Luôn sẵn sàng tiếp nhân viên bất kể lý do

Thường xuyên gián đoạn công việc. Không thể theo dự án dài hạn. Không thể tập trung.

 

Hãy tự tìm những yếu tố ảnh hưởng đến cách sử dụng thời của bạn

Mô tả

Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian

 

Thói quen:

 

 

 

Tác phong:

 

 

 

Cách giao tiếp:

 

 

V.v.

 

 

Bài tập 4: Quan sát cách sử dụng thời gian của bản thân

THỨ HAI

Giờ                                          Công việc

6.00 – 6.30 ....................................................................................................................................

6.30 – 7.30 ....................................................................................................................................

7.30 – 8.00  ..................................................................................................................................

8.00 – 8h.30    ..............................................................................................................................

8.30 – 9.00    ................................................................................................................................

9.30 – 10.00  ................................................................................................................................

10.00 - 10.30  ...............................................................................................................................      

10.30 – 11.00................................................................................................................................

11.00 – 11.30................................................................................................................................

11.30 – 12.00................................................................................................................................

12.00 – 12.30................................................................................................................................

12.30 – 13.00................................................................................................................................

13.00 – 13.30................................................................................................................................

13.30 – 14.00................................................................................................................................

14.00 – 14.30................................................................................................................................

14.30 – 15.00................................................................................................................................

15.00 – 15.30................................................................................................................................

15.30 – 16.00................................................................................................................................

16.00 – 17.00 ................................................................................................................................

Làm việc ở nhà .............................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Bạn nên tự theo dõi thời giờ của mình trong vài ngày liền ít nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập thói quen ghi chép lại việc mình đã làm. Làm như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và giữ không xa rời những công việc quan trọng mà bạn muốn làm để tiến gần đến mục tiêu.

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Hãy cố gắng ghi theo mật độ thời gian thật khít khao cho một ngày: bạn hãy ghi lại càng nhiều chi tiết càng tốt, ghi nhận từng hoạt động một và thời đoạn của nó.

 Ví dụ :  “Một ngày quay cuồng của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau:

Ngày của Dũng:

Ngày thứ ba, 23/3

Giờ

 

Công việc

Tham gia

7.30-7.41

7.41-7.44

  7.44-7.50

7.50-7.53

7.53-7.56

7.56-8.00

8.00-8.02

8.02-8.16

8.16-8.18

8.18-8.23

8.23-8.29

8.29-8.47

8.47-8.49

8.49-8.54

8.54-9.01

9.01-9.07

9.07-9.21

9.21-9.23

9.23-9.30

9.30-9.34

9.34-9.52

 

9.52-10.01

10.01-10.20

10.20-10.25

10.25-11.32

11.32-13.05

13.05-13.20

13.20-13.30

13.30-13.37

13.37-13.41

13.41-13.44

13.44-13.52

13.52-13.55

13.55-14.00

1

4.00-14.24

14.24-14.35

14.35-14.39

14.39-14.47

14.47-15.15

15.15-15.36

15.36-15.38

15.38-15.46

15.46-15.49

15.49-16.07

16.07-16.20

 

16.20-16.22

 

 

 

16.22-17.30

Uống cà phê, đọc báo

Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo

Đến phòng thư ký tìm tư liệu

Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu

Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp

Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết

Điện thoại từ nhà gọi đến

Làm việc về bản báo cáo năm

Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.

Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý

Nhận điện thoại từ Hiền

Làm tiếp bản báo cáo 

Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa

Điện thoại yêu cầu của Bộ

Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.

Làm tiếp bản báo cáo

Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch

Xem lại kế hoạch cho năm sau

Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị

Lập chương trình họp

Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được sắp xếp với anh ta cho buổi chiều.

Nghỉ giải lao và dùng cà phê

Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp

Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng nghiệp

Chờ mọi người đến dự họp

Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới

Ăn trưa

 Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp

Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng

Hùng đến, buổi họp bắt đầu

Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc chậm trễ trả lời thư.

Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư.

Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng

Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau với người quản đốc.

Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng

Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta để giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.

Ký các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông báo nội bộ

Điện thọai của con hỏi xin tiền

Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư

Dùng cà phê giải lao

Thảo luận về những số liệu cho năm tới với quản đốc

Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh

Tiếp tục cuộc thảo luận

Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường

Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức

Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày mai

Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi

Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai

Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng cụ chơi tennis.

Tôi

Tôi

Hiền

Sơn

Hiền

Lan (vợ tôi)

Tôi

Hiền

Tôi

Tuấn

Bộ

Hai, Tuấn

Tôi

Minh

Tôi

Phúc

Tôi

Hùng

Những người khác

Tôi

Những người khác

Những người khác

 người khác

Những người khác

Tôi

Hùng

 

Thư ký phó chủ tịch hội đồng

Kim

    Tôi

Người khác

Hùng

Thắng và người quản đốc

Hiền

Hiếu

Hiền

Người khác

Các quản đốc

Hai

 

 

Các quản đốc

Lan (vợ)

Phi

Các quản đốc

 

 

Bài tập:

Bạn là đồng nghiệp và là một người ban thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như  vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông muốn bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:

1.      Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

2.      Công việc vô bổ nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

3.      Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian đến thế ?

4.      Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?

5.      Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?

Bảng: Một ngày của Dũng: Sau khi phân tích

Loại công việc

Số động tác

Thời lượng (phút)

% Tổng số thời gian

Nghiệp vụ

7

139

27,5%

Đột xuất

5

41

8,1%

Lặp đi lặp lại hằng ngày (thủ tục hằng ngày)

25

165

32,6%

Cá nhân

11

161

31,8%

 

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :

Nghiệp vụ (N): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo.

Giải quyết đột xuất (ĐX): Việc cần làm ngay như giải quyết vấn đề nội bộ, quyết định cấp bách.

Hằng ngày (HN): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.

Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.

Trong mỗi phần, Dũng ghi rõ N, ĐX, HN, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác và thời lượng cho từng loại.

Nhìn chung sẽ thấy Dũng dành quá ít thời gian cho những việc quan trọng đối với nghề nghiệp của anh ta. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc.

Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường có một ngày làm việc xé vụn thành những việc hỗn tạp, nhất thời và đứt đoạn hoặc mất liên tục. Nếu nói cho xác thực thì bạn sẽ khó tìm đâu ra một mảng thời gian đủ dài để hoàn tất những công việc quan trọng. Bạn quá bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải bị gián đoạn công việc để trả lời điện thoại, tiếp khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với năng suất, coi đó là biểu hiện của sự  lao động nhiệt tình. Không phải thế đâu. Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, rất có thể là vì anh ta không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Nếu bạn giống các nhà quản lý thường thấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian phản ứng lại tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.

Bài tập 5: Chủ động và khởi xướng

Hãy đánh dấu X ở tọa độ tương ứng với mức “Chủ động” và mức “khởi xướng”. Nếu hoạt động của bạn có điểm chủ động cao và điểm khởi xướng cũng cao, thì có nghĩa là nó quan trọng đối với bạn. Chính bạn là nguồn khởi xướng cho hoạt động này và bạn rất chủ động trong việc điều hành nó.

 

Mỗi dấu X mà bạn đánh là một công việc. Nếu bạn đánh dấu theo cách này tất cả công việc trong ngày/tuần, rất có thể bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Nhiều dấu X rơi vào khu vực này có nghĩa là bạn đang bận phản ứng lại tác động của người khác thay vì chủ động thời gian của mình. Thật ra cũng có những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà đáng lẽ bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần suốt cả tiếng đồng hồ. Chính anh ta khởi xướng việc này xâm lấn vào thời gian của bạn. Nếu cứ để tiếp tục như thế, thì không khác nào bạn chịu mất quyền kiểm soát hoàn toàn trên khoảnh thời gian ấy.

Vấn đề là làm thế nào để có nhiều hoạt động ở khu vực (4) hơn. Tất nhiên không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều tình huống khác. Thí dụ có thể đẩy chuyện bình luận bóng đá sang giờ giải lao.

Hai khái niệm “chủ động” và “khởi xướng” đưa đến phân biệt giữa việc làm “tích cực” và việc làm “bị động”.

Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu trong công việc của bạn.

Công việc bị động là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết ngay để mọi việc chạy trơn tru.

Những từ ngữ dùng trên đây không mang tính tuyệt đối. Điều quan trọng là bạn có thể phân loại các công việc và tập trung làm chủ thời gian của mình để tiến đến thực hiện mục tiêu của mình.

Mức độ quan trọng :

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng từ “rất quan trọng” đến “không quan trọng”. Tầm quan trọng được đánh giá dựa trên hậu quả khả dĩ của những quyết định và hành động. Nếu bỏ quá nhiều thời gian vào những điều không quan trọng so với mục tiêutrách nhiệm chính của bạn, thì đó là thời gian lãng phí. Theo quy luật Pereto, còn gọi là “luật 80/20”, thì chỉ có 20% thời gian của người lãnh đạo là đem lại hiệu quả, còn lại 80% là dành cho những chuyện “vặt vãnh” phi tổ chức.

Sự cấp bách:

Công việc có cấp bách và cần làm ngay không ?

Cấp bách có nghĩa là ta bị dồn ép phải thực hiện công việc trong thời gian gắp rút.  Liệu để lúc khác làm sẽ đạt hiệu quả tốt hơn không?

Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.

Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những kết quả then chốt mà bạn đã xác định. Việc “khẩn” thường do người khác khai mào. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.

Bạn còn phải biết xếp thứ tự thực hiện các công việc. Đó là xếp ưu tiên. Cả tính quan trọng lẫn tính cấp bách đều phải được tính đến. Một trong những cách làm dược trình bày trong sơ đồ “quan trọng và cấp bách” sau đây.

® Khi việc thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự, đây đúng là loại việc mà bạn cho là quan trọng.

® Khi việc thật quan trọng nhưng chưa thật cấp bách thì bạn vẫn còn thời gian để thực hiện nó, thậm chí bạn có thể giao phó một phần cho ai đó để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu qua, Hãy nhớ chúng là cần thiết để đạt những mục tiêu toàn diện của bạn.

Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì nó là cơ hội lãm tăng ảnh hưởng và vai trò của đơn vị và bản thân bạn trong cơ quan.

® Nếu việc thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp :

1)        Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.

2)        Chuyển giao cho ai khác

Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.

® Nếu việc chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không ? Loại việc này có thể dời lại, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Thí dụ: Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo cáo.

(Xem tiếp phần 2 bài viết này).

 

Tài liệu tham khảo

Covey S. Bảy thói quen của người thành đạt. TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).

Công ty MCaD. Bộ tài liệu: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hà Nội: 2018 (Không phát hành).

Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-MCaD, TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo (Tập 1). Hà Nội: Nxb. ĐHQG Hà Nội, 2015.

https://quantrimang.com/5-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-140639

https://www.kynang.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/ky-nang-quan-ly-thoi-gian.html

https://www.youtube.com/watch?v=rlRHHo3pKAk

 



[1] Bài viết này là một phần trong Bộ tài liệu tập huấn của Công ty MCaD về tổ chức công việc và quản trị thời gian. Tác giả cập nhật và điều chỉnh một số nội dung.

[2] Covey S. Bảy thói quen của người thành đạt. TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).

Đối tác
Hỗ trợ trực tuyến

Điện thoại để được tư vấn tốt nhất

Dự án
  • Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Kể...

  • Dự án: Hỗ trợ “Chương trình Quản trị Công và Cải cách Hành chính (GOPA giai đoạn I & II, 2007 – 2014)
    Quản trị công và Cải cách hành chính (CCHC)” là chương trình do Chính...
  • Gói thầu: Khảo sát dữ liệu cơ bản cho Dự án JICA hỗ trợ tăng cường năng lực Văn phòng Quốc hội
    Từ tháng 1 năm 2014 đến tháng 9 năm 2017, JICA đã hỗ trợ thực hiện Dự án Tăng cường...
  • Dự án: Xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm cho tỉnh Bắc Giang
    Mục đích chung là thiết kế khung chương trình và xây dựng bộ tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cho...
  • Dự án: Xây dựng chương trình và bộ tài liệu bồi dưỡng công chức chuyên trách cải cách hành chính
    Mục đích chung là phát triển và chuyển giao chương trình và tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu cho công...
  • Dự án: Biên soạn chương trình, tài liệu nghiệp vụ quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích chung của gói thầu là thiết kế, xây dựng chương trình, biên soạn nội dung tài liệu bồi...
  • Dự án rà soát hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích của dự án: Tổ chức rà soát đánh giá hiện trạng hệ thống cơ sở đào tạo, bồi...
  • Dự án xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra
    Mục đích của dự án: Tư vấn xây dựng chương trình và hệ thống các chuyên đề, báo cáo bổ trợ...
  • Dự án xây dựng chương trình, biên soạn tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng
    Mục tiêu của dự án này là: Xây dựng chương trình và biên soạn tài liệu giảng dạy, đảm bảo...
  • Dự án phát triển đào tạo năng lực cho công chức Thành phố Hồ Chí Minh
    Mục đích của dự án này nhằm hỗ trợ nâng cao năng lực chính quyền Thành phố HCM trong xây...