KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 1)

TS. Nguyễn Khắc Hùng[1]

Giới thiệu:

Một trong những kỹ năng quan trọng của người trưởng thành, nhất là những người giữ các vị trí quản lý, lãnh đạo trong tổ chức, doanh nghiệp là quản lý bản thân, là tấm gương cho nhân viên trong cơ quan và con cái trong gia đình. Để quản lý bản thân hiệu quả, thấu hiểu tầm quan trọng và biết cách sử dụng thời gian một cách khéo léo, giúp mỗi chúng ta làm việc một cách thông thái và vẫn dành được thời gian cho những điều mình ưa thích, mang lại sắc thái nhân bản trong cuộc sống. Bài viết dưới đây bao gồm nguyên lý, kết hợp với một loạt bài thực hành giúp bạn đọc về tổng quan và các bước quản lý thời gian gắn với mục tiêu và cách thức xử lý những gì làm mất thời gian của bạn.

1.  Mục đích và ý nghĩa của quản lý thời gian

 Thời gian là quý báu cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Dù ở trong công việc nào hay ở cương vị nào, bạn vẫn phải biết quản lý bản thân và thời gian của mình. Quản lý thường được hiểu là giao việc cho người khác, thế nhưng, bạn không thể tổ chức hiệu quả cho bất cứ ai nếu bạn không tự biết quản lý bản thân và thời gian cho chính mình. Thời gian là tài nguyên không tái tạo, một khi đi qua thì không bao giờ trở lại, nếu không quản lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì. Muốn quản lý bản thân cũng như những trọng trách của mình thì phải tổ chức thời giờ của mình theo từng mục tiêu sử dụng.

 Thời gian qua đi sẽ không bao giờ quay lại. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Muốn đạt hiệu quả sử dụng thời gian cao, phải dựa theo một nguyên tắc hoặc có kế hoạch cụ thể hạn chế lãng phí thời gian cho những việc vặt vãnh để dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng đối với bản thân cũng như nghề nghiệp. Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

 Trước tiên, bạn phải xác định cho tường tận những điều gì là quan trọng đối với bản thân cũng như nghề nghiệp của bạn. Bạn phải làm điều này trước khi thực hiện bất cứ biện pháp  nào nhằm tận dụng tối đa thời gian của bạn.

 Bạn cần phân tích cách sử dụng thời gian của bạn hiện nay so với các nguyên lý quản lý thời gian và các mục tiêu của bạn. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những yếu tố lấn chiếm quá nhiều thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực dụng có thể giúp bạn loại trừ chúng. Sau cùng, bạn nên lập ra một phương án riêng khả thi đối với bạn nhằm quản lý thời gian của mình một cách liên tục.

Bài tập 1: Trắc nghiệm quản lý thời gian - những điều quan tâm

Kết quả (tham khảo)

-          Nếu trả lời «có» cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và «không» cho tất cả những câu còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.

-          Nếu trả lời «không» cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời «có» cho các câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.

2.   Lợi ích của quản lý thời gian:

 Quản lý nghĩa là làm việc cùng với người khác và tổ chức họ. Phần lớn thời gian của bạn là để tương tác với nhân viên và tổ chức họ. Muốn tổ chức người khác, bạn phải biết tự tổ chức bản thân và thời gian của chính mình.

Quản lý tốt thời gian đem lại nhiều lợi ích[2]:

-          Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn;

-          Giảm căng thẳng (stress);

-          Tăng tính hiệu quả;

-          Tăng hiệu suất;

-          Tăng sự hài lòng về công việc;

-          Tăng năng suất của cá nhân và tập thể;

-          Tăng thời gian riêng tư cho bạn dùng.

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để nhận biết đâu là điều quan trọng cho công việc, và tăng thì giờ giải trí.

3.  Các bước và bài tập quản lý thời gian:

Để tiết kiệm và sử dụng hiệu quả thời gian, có nhiều yếu tố tác động cần cân nhắc. Hình dưới đây cho thấy muốn quản lý thời gian hiệu quả, cần có nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của nguồn lực hữu hạn này, phải biết phân tích mục tiêu của bạn, làm rõ các yếu tố làm mất thời gian của bạn, biết sắp xếp công việc và ấn định ưu tiên. Các nội dung này được trình bày ở trên và thiết kế thành một số bài thực hành ở phần sau.

Hình 1: Các yếu tố để quản lý thời gian hiệu quả

Bài tập 2

Hãy làm ngay: Mục tiêu của bạn

1.      Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới: những mục tiêu cho bản thân, cho công việc (kinh doanh và nghề nghiệp), cho gia đình.

Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.

2.      Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay  đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh vực sau đây : bản thân, công việc, gia đình. Hãy chọn ra trong mỗi lãnh vực 5 câu phản ảnh được những điều mà bạn cho là quan trọng. Hãy viết chúng ra, theo thứ tự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây:

Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi

3.      Hãy xét kỹ từng mục tiêu mà bạn đã ghi nhận và xem xét đâu là mục tiêu quan trọng trên tất cả. Sắp xếp  theo số thứ tự ưu tiên từ 1 (ưu tiên cao nhất) trở lên. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết quá sâu ở giai đoạn này thì hãy gộp các mục tiêu thành từng nhóm như sau:

I.     Rất quan trọng.

II.  Quan trọng.

III. Không quan trọng bằng.

4.      Giả định một thời hạn (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm. Bạn hãy tự quyết định.

5.      Liệt kê ngắn gọn vài biện pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện mục tiêu của mình? Đây là một ví dụ:

Bài tập 3: Các yếu tố khác ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian

      Sau đây là ví dụ về một cách làm việc được ưa chuộng và đánh giá tác động của nó lên thời giờ của người lãnh đạo

Thí dụ :

Hãy tự tìm những yếu tố ảnh hưởng đến cách sử dụng thời của bạn

Bài tập 4: Quan sát cách sử dụng thời gian của bản thân

THỨ HAI

Giờ                                          Công việc

6.00 – 6.30 ....................................................................................................................................

6.30 – 7.30 ....................................................................................................................................

7.30 – 8.00  ..................................................................................................................................

8.00 – 8h.30    ..............................................................................................................................

8.30 – 9.00    ................................................................................................................................

9.30 – 10.00  ................................................................................................................................

10.00 - 10.30  ...............................................................................................................................      

10.30 – 11.00................................................................................................................................

11.00 – 11.30................................................................................................................................

11.30 – 12.00................................................................................................................................

12.00 – 12.30................................................................................................................................

12.30 – 13.00................................................................................................................................

13.00 – 13.30................................................................................................................................

13.30 – 14.00................................................................................................................................

14.00 – 14.30................................................................................................................................

14.30 – 15.00................................................................................................................................

15.00 – 15.30................................................................................................................................

15.30 – 16.00................................................................................................................................

16.00 – 17.00 ................................................................................................................................

Làm việc ở nhà .............................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Bạn nên tự theo dõi thời giờ của mình trong vài ngày liền ít nhất 3 lần trong năm. Bạn hãy tập thói quen ghi chép lại việc mình đã làm. Làm như thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và giữ không xa rời những công việc quan trọng mà bạn muốn làm để tiến gần đến mục tiêu.

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Hãy cố gắng ghi theo mật độ thời gian thật khít khao cho một ngày: bạn hãy ghi lại càng nhiều chi tiết càng tốt, ghi nhận từng hoạt động một và thời đoạn của nó.

 Ví dụ :  “Một ngày quay cuồng của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau:

Ngày của Dũng:

Bài tập:

Bạn là đồng nghiệp và là một người ban thân của ông Dũng. Ông Dũng rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày làm việc lộn xộn như  vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông muốn bạn cho một vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông. Bước đầu bạn nên phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn. Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:

1.      Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

2.      Công việc vô bổ nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

3.      Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian đến thế ?

4.      Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?

5.      Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?

Bảng: Một ngày của Dũng: Sau khi phân tích

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :

Nghiệp vụ (N): Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ nhân viên, xem xét báo cáo.

Giải quyết đột xuất (ĐX): Việc cần làm ngay như giải quyết vấn đề nội bộ, quyết định cấp bách.

Hằng ngày (HN): Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở nhân viên.

Cá nhân (CN): Việc riêng như gia đình, giải lao.

Trong mỗi phần, Dũng ghi rõ N, ĐX, HN, CN. Sau đó cộng hết thảy động tác và thời lượng cho từng loại.

Nhìn chung sẽ thấy Dũng dành quá ít thời gian cho những việc quan trọng đối với nghề nghiệp của anh ta. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều thời gian trong một ngày làm việc.

Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên cứu cho thấy người lãnh đạo thường có một ngày làm việc xé vụn thành những việc hỗn tạp, nhất thời và đứt đoạn hoặc mất liên tục. Nếu nói cho xác thực thì bạn sẽ khó tìm đâu ra một mảng thời gian đủ dài để hoàn tất những công việc quan trọng. Bạn quá bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải bị gián đoạn công việc để trả lời điện thoại, tiếp khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với năng suất, coi đó là biểu hiện của sự  lao động nhiệt tình. Không phải thế đâu. Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, rất có thể là vì anh ta không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Nếu bạn giống các nhà quản lý thường thấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian phản ứng lại tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.

Bài tập 5: Chủ động và khởi xướng

Hãy đánh dấu X ở tọa độ tương ứng với mức “Chủ động” và mức “khởi xướng”. Nếu hoạt động của bạn có điểm chủ động cao và điểm khởi xướng cũng cao, thì có nghĩa là nó quan trọng đối với bạn. Chính bạn là nguồn khởi xướng cho hoạt động này và bạn rất chủ động trong việc điều hành nó.

Mỗi dấu X mà bạn đánh là một công việc. Nếu bạn đánh dấu theo cách này tất cả công việc trong ngày/tuần, rất có thể bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Nhiều dấu X rơi vào khu vực này có nghĩa là bạn đang bận phản ứng lại tác động của người khác thay vì chủ động thời gian của mình. Thật ra cũng có những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà đáng lẽ bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần suốt cả tiếng đồng hồ. Chính anh ta khởi xướng việc này xâm lấn vào thời gian của bạn. Nếu cứ để tiếp tục như thế, thì không khác nào bạn chịu mất quyền kiểm soát hoàn toàn trên khoảnh thời gian ấy.

Vấn đề là làm thế nào để có nhiều hoạt động ở khu vực (4) hơn. Tất nhiên không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều tình huống khác. Thí dụ có thể đẩy chuyện bình luận bóng đá sang giờ giải lao.

Hai khái niệm “chủ động” và “khởi xướng” đưa đến phân biệt giữa việc làm “tích cực” và việc làm “bị động”.

Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu trong công việc của bạn.

Công việc bị động là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết ngay để mọi việc chạy trơn tru.

Những từ ngữ dùng trên đây không mang tính tuyệt đối. Điều quan trọng là bạn có thể phân loại các công việc và tập trung làm chủ thời gian của mình để tiến đến thực hiện mục tiêu của mình.

Mức độ quan trọng :

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng từ “rất quan trọng” đến “không quan trọng”. Tầm quan trọng được đánh giá dựa trên hậu quả khả dĩ của những quyết định và hành động. Nếu bỏ quá nhiều thời gian vào những điều không quan trọng so với mục tiêu và trách nhiệm chính của bạn, thì đó là thời gian lãng phí. Theo quy luật Pereto, còn gọi là “luật 80/20”, thì chỉ có 20% thời gian của người lãnh đạo là đem lại hiệu quả, còn lại 80% là dành cho những chuyện “vặt vãnh” phi tổ chức.

Sự cấp bách:

Công việc có cấp bách và cần làm ngay không ?

Cấp bách có nghĩa là ta bị dồn ép phải thực hiện công việc trong thời gian gắp rút.  Liệu để lúc khác làm sẽ đạt hiệu quả tốt hơn không?

Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.

Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc “quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những kết quả then chốt mà bạn đã xác định. Việc “khẩn” thường do người khác khai mào. Bạn hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.

Bạn còn phải biết xếp thứ tự thực hiện các công việc. Đó là xếp ưu tiên. Cả tính quan trọng lẫn tính cấp bách đều phải được tính đến. Một trong những cách làm dược trình bày trong sơ đồ “quan trọng và cấp bách” sau đây.

® Khi việc thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do dự, đây đúng là loại việc mà bạn cho là quan trọng.

® Khi việc thật quan trọng nhưng chưa thật cấp bách thì bạn vẫn còn thời gian để thực hiện nó, thậm chí bạn có thể giao phó một phần cho ai đó để bắt đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu qua, Hãy nhớ chúng là cần thiết để đạt những mục tiêu toàn diện của bạn.

Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải làm nghiêm túc vì nó là cơ hội lãm tăng ảnh hưởng và vai trò của đơn vị và bản thân bạn trong cơ quan.

® Nếu việc thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải pháp :

1)        Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.

2)        Chuyển giao cho ai khác

Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới. Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.

® Nếu việc chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có nên làm không ? Loại việc này có thể dời lại, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Thí dụ: Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản báo cáo.

(Xem tiếp phần 2 bài viết này).

Tài liệu tham khảo

Covey S. Bảy thói quen của người thành đạt. TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).

Công ty MCaD. Bộ tài liệu: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hà Nội: 2018 (Không phát hành).

Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-MCaD, TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo (Tập 1). Hà Nội: Nxb. ĐHQG Hà Nội, 2015.

https://quantrimang.com/5-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-140639

https://www.kynang.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/ky-nang-quan-ly-thoi-gian.html

https://www.youtube.com/watch?v=rlRHHo3pKAk

• THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NĂNG LỰC NGƯỜI TRƯỞNG THÀNH (15/02/2019)
• MỘT SỐ MÔ HÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI VÀ CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP (05/02/2019)
• MỘT MÔ HÌNH QUẢN TRỊ TRI THỨC PHÙ HỢP TRONG TÁI CƠ CẤU DOANH NGHIỆP NƯỚC TA TRONG KỶ NGUYÊN CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 (04/02/2019)
• TẠO ĐỘNG CƠ/ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN (04/02/2019)
• Tài liệu: "KINH NGHIỆM XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH Ở CẤP TỈNH" (20/01/2016)
• Tài liệu: "KINH NGHIỆM XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH Ở CẤP TỈNH" (P2) (20/01/2016)
• BÁO CÁO: "KẾT QUẢ PHÁT HIỆN SƠ BỘ NGHIÊN CỨU LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ TẠI VIỆT NAM TRONG THẾ KỶ 21" (20/01/2016)