12/03/2019 18:19:48 PM

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 2)

(Lượt xem: 307)

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ (Phần 2)

TS. Nguyễn Khắc Hùng[1]

 

Bài tập 6: Quan trọng và khẩn trương

Hãy xem xét vài việc trong nhật ký hoạt động của bạn. Việc nào quan trọng? Việc nào khẩn? Cân nhắc và đưa các hoạt động của bạn vào sơ đồ dưới đây đây. Bạn sẽ hình dung ra được mức ưu tiên các công việc như thế nào[2].



Giao phó :

Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác. Nếu giao phó được, vì ích lợi của bản thân, cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì phải tự làm mất thời gian của mình.

Lưu ý: 10 lãng phí thời gian thường gặp

·           Nói chuyện điện thoại lâu quá

·           Không biết giao việc

·           Không biết tổ chức buổi họp

·           Khách thăm thình lình

·           Dời việc lại sau

·           Giấy tờ nhiều quá

·           Không biết nói “không”

·           Truyền đạt kém

·           Nơi làm việc kém tổ chức

·           Cầu toàn

Lãng phí 1 : Không biết nói “không”

Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ. Có khi bạn không muốn từ chối tham gia một số việc vì những việc này làm cho bạn tự cảm thấy mình quan trọng và cần thiết. Khi nói “được” bạn cảm thấy mình là người bận rộn và được yêu thích. Hãy coi chừng ! Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “thuận” bất cứ khi nào.

Chiến lược đối phó : Sắp xếp ưu tiên cho công việc

Mọi đề nghị phải được xem xét dựa trên tầm quan trọng của nó đối với bạn và đối với cơ quan. Nếu không thấy quan trọng và không liên quan đến trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ nhàng. Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói “được”.

“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”.

Nên nói không:

-          Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

-          Nói “không “ khi việc chẳng quan trọng lắm

-          Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn

-          Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ

-          Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?”

-          Tìm nhiều cách nói “không” lịch sự

 

 
 

 

 

 

 

 


Bài tập 7: Những kiểu lãng phí thời gian của tôi

-          Dời việc lại                                          

-          Lo lắng                                                 

-          Thiếu tự tin                                          

-          Hội họp bất chợt                                  

-          Cảm giác có lỗi                                    

-          Chuyện phiếm                                      

-          Thiếu hướng dẫn                                  

-          Kế hoạch không phù hợp                     

-          Nói điện thoại lâu                                 

-          Không lắng nghe                                  

-          Không ghi các mục tiêu ra giấy            

-          Lệ thuộc ghi chú trên giấy                    

-          Không dùng mẫu có sẵn                       

-          Rình mò nhân viên                               

-          Không xác định thời hạn                      

-    Do dự                                                               

-    Họp kém hiệu quả                                            

-    Không giao quyền đủ                                        

-    Mệt mỏi                                                            

-    Cầu toàn                                                            

-    Mục đích không rõ ràng                                   

-    Kiểm tra kém cỏi                                              

-    Viết văn kém                                                     

-    Làm việc của người                                          

-    Không lợi dụng thì giờ thuận tiện                    

-    Truyền đạt không rõ ràng                                 

-    Ăn trưa lâu                                                        

-    Không dùng phương tiện tiết kiệm thời gian                                   

-    Không nề nếp thói quen                                    

-    Không biết nói “không”                                    

 

Lãng phí 2 : Nói lâu trên điện thoại

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết.

Có nhiều lý do giải thích như sau :

·           Kéo dài cuộc nói chuyện

·           Nói chuyện không đầu không đuôi

·           Không biết kết thúc câu chuyện

·           Bằng lòng trả lời mọi cú điện thoại

·         Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký

Đối phó : Hãy tách riêng chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích.

Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào?” thì vô hại nếu không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn cần bàn qua điện thoại. Tập trung vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo không làm sao biết dừng một cuộc nói chuyện điện thoại.

Hai cách thức sau cùng liên quan tới nhau. Nếu tự trả lời điện thoại hoặc “tự do mở cửa” cho mọi cú điện thoại thì bạn đang để mất thời gian của mình. Nếu có thư ký, hãy dặn dò họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận những cú điện thoại thật sự quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với thư ký. Nếu không có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển cú gọi cho máy khác để dễ tập trung làm việc.

Sẽ khó mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn.

TÓM TẮT

Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu

·         Phân biệt chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích

·         Sắp xếp các ý tưởng cần bàn

·         Cho sàng lọc những cú gọi điện thoại

·         Lấy ống nghe ra khỏi máy

 

 
 

 

 

Lãng phí 3 : Bận rộn quá nhiều vì khách thăm

 “Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Hôm nay tôi chẳng buồn làm việc. Liệu tôi có làm phiền khi xin một tách cà phê không ?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, và thường xảy ra lúc ta đang làm một việc quan trọng. Đôi khi chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Không khác nào họ nói : thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi.

Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều nhà quản lý chẳng làm gì để hạn chế sự việc này. Người khác thì lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là thiếu lịch lãm.

Đối phó :

1.      Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy thực thi chính sách “mở cửa” giới hạn. Thí dụ: Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 – 17.00. Tuy nhiên, nên đề nghị gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho mình những mãng thời gian lớn để làm những việc quan trọng hơn.

2.      Cùng soạn với thư ký một cơ chế sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần gặp. Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước.

3.      Nếu khách bạn không muốn tiếp đến văn phòng bạn thì bạn hãy nói chuyện với họ ở tư thế đứng hoặc ngồi trên bàn làm việc tiếp họ và nói rằng “Hiện tôi khá bận rộn Hùng !”. Hãy giới hạn thời gian và tìm cách chấm dứt câu chuyện càng sớm càng hay. Hãy giữ vững ý định của mình, nhưng đừng cọc cằn. Nếu được, bạn hãy tiếp chuyện trong văn phòng người khác, như thế dễ chấm dứt câu chuyện bằng cách đi ra. Phương pháp trên cũng dùng được với cấp trên.

4.      Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng phải lịch sự với mọi người. Dù sao bạn cũng vẫn phải làm việc với họ, xích mích (ngoài ý muốn) với họ có thể khiến bạn mất thêm thời giờ. Nếu có nhân viên nào đến văn phòng bạn, hãy nhớ những cách xử sự sau:

·         Không tỏ vẻ khó chịu

·         Lắng nghe cẩn thận

·         Đừng ngắt lời

·         Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết

·         Làm tiếp công việc dở dang

TÓM TẮT

Giải quyết gián đoạn:

·  Giới hạn thời gian tiếp khách

·  Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được

·  Thiết lập một cơ chế sàng lọc

·  Vẫn lịch thiệp đón chào khách

·  Làm chủ tình huống gián đoạn nhưng hãy lịch sự

 

 
 

 

 

 

 


Lãng phí 4: Văn phòng bừa bộn

Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức.

Bài tập 8:

                                                                                                                   Không

1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn ?                   ’                      ’

2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn ?               ’                      ’         

3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn ?                                  ’                      ’

4. Bạn có đọc và lưu tất cả những thư tạp nhạp  ?                            ’                      ’

5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm vật bỏ quên ?           ’                     ’

6. Bạn có vất vả khi phải tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ ?                ’                       ’

7     Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi cần vật gì để làm việc ?     ’                      ’

8. Bạn có hồ sơ nào tồn động cả tuần ?                                               ’                     ’

9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn/phòng rộng hơn ?                     ’                     ’

10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý?        ’                      ’

Nếu bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian vì văn phòng bừa bộn quá. Câu trả lời “Có” dù chỉ có một thì bạn cũng nên tìm cách khắc phục. Nếu trả lời toàn “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn gàng ít làm tốn thời gian của bạn.

Phải chăng đã từ lâu bạn không còn nhìn thấy mặt bàn làm việc của bạn? Nhiều nhà quản lý mất nhiều thời gian tìm những hồ sơ để sai chỗ.

Phải chăng bạn liên tục đứng lên ngồi xuống để tìm những vật dụng bạn thường xuyên sử dụng?

Hãy giữ bàn làm việc sạch sẽ gọn gàng và nắm rõ vật nào nằm ở chỗ nào.

Đối phó :

1.        Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ thường dùng như điện thoại, khay hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”, bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc. Chỉ nên để việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choáng chỗ và phân tâm trong công việc.

2.        Hãy để mọi thứ trong tầm tay: hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính... mọi thứ bạn hay thường dùng.

3.        Mỗi thứ phải có chỗ nhất định của nó. Sẽ tránh được những lúc bực mình chỉ vì không tìm được những thứ cần thiết ngay lúc mình cần nó nhất.

4.        Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách, tùy bạn lựa chọn : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c... Cập nhật hồ sơ thường xuyên để lọc bớt dư thừa. Ngay lúc này, bạn có thu gọn một nửa tủ hồ sơ của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ quá thời hạn.

TÓM TẮT

        Giải quyết văn phòng bừa bộn

 

·           Chỉ để thứ cần dùng trên bàn

·           Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay

·           Chỉ định chỗ cho từng vật dụng

·           Tổ chức hồ sơ hợp lý dễ tìm

·           Tự tìm cho mình phương pháp hợp với mình

 

 
 

 

 

 

 

 


Lãng phí 5:  Dời việc lại

Lãng phí này quá quen thuộc nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng hoặc phải làm điều không thích, hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt.

Có thể thấy lãng phí này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại hai ba lần, xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần.

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ :”Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì giờ.”

Đối phó:

1.        Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm mỗi lần một ít. Hãy chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho xong. Gậm nó từ từ.

2.        Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm việc dễ trước. Dù sao nó làm cho bạn có cảm giác bận rộn để có cớ né tránh những việc cần thiết hơn.

3.        Tự tập cho mình “Phải làm ngay”. Khi không muốn, hãy tự buộc mình làm ngay và thanh toán cho xong. Cố gắng lấy thái độ “Phải làm ngay” thay vào thói quen dời việc.

4.        Ghi và nhớ những mục tiêu của mình để tránh sự dời việc. Hãy bám chặt mục tiêu, như thế bạn sẽ luôn hướng công việc của mình tập trung vào những điều quan trọng.

5.        Bên cạnh thời hạn kết thúc công việc, hãy ấn định thời điểm bắt tay vào việc. Cố tuân thủ “giờ xuất phát” như bạn vẫn tuân thủ thời điểm kết thúc


Lãng phí 6: Tính cầu toàn

Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công tác nên mất thời gian vô ích.

Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi thế nào là ủy quyền đúng đắn vì nghĩ rằng không ai có thể làm tốt nếu không được giám sát chặt chẽ. Bạn cũng sẽ bỏ qua không yêu cầu được hỗ trợ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có khuynh hướng lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi chi tiết được hoàn hảo hơn.

Nếu cứ xếp đi xếp lại các hồ sơ nhằm đạt cách tổ chức hoàn hảo, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Vậy mà vẫn có nhà lãnh đạo kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy.

Đối phó :

Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. Đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ yếu. Bạn hãy tự hỏi: “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng của kết quả đạt được không ?”.

Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta không nhìn được toàn cảnh: đây mới là cái chính trong công việc bạn. Bạn phải nằm lòng những ưu tiên của mình. Muốn đạt hiệu quả thì tốc độ cũng quan trọng không kém gì sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc, tin tưởng giao cho người khác những phần nhỏ để bạn có thể tập trung vào phần quan trọng.

Bài tập 9: Tôi CẦU TOÀN chăng ?

Khoanh tròn câu thích hợp với bạn

            Không giống tôi tí nào :                      1

            Thỉnh thoảng tôi cũng thế :                 2

            Y chang là tôi :                                    3

 

1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được                                    1          2          3

2. Tự đặt mục tiêu cao. Không bao giờ bỏ cuộc                                             1          2          3

3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư                                                               1          2          3

4. Tôi sẽ gia hạn nếu chưa bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm thế                     1          2          3

5. Sửa sai người khác ở nơi làm việc cũng như ở nhà                                    1          2          3

6. Càng xem lại tôi càng thấy khó bằng lòng với việc mình đã làm               1           2         3

      

7. Khi làm việc tôi hay bị “sa lầy” vô chi tiết                                                 1          2          3

8. Tôi sợ phạm sai lầm . Tôi không thích và người khác cũng thế                  1          2          3

9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Tôi chỉ muốn mọi điều hoàn hảo                1          2          3

10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ                                                                 1          2          3

11. Tôi không giao việc nhiều vì như thế tôi phải quá bận giám sát  1          2          3

12. Nếu tôi không chắc làm được, tôi không bắt tay vào việc                       1          2          3

                                        Tổng số điểm:

 

 
                                                                                                                                                                                                                                   

Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu quá 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám ảnh phải làm mọi việc cho luôn luôn hoàn hảo. Rất ít việc nào làm vừa lòng bạn được. Cần phải tập chấp nhận thực tế này nếu không thì bạn đang lãng phí quá nhiều thời gian.

Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan trọng hơn mà thôi.

Lãng phí 7:  Quá nhiều giấy tờ

Nếu bạn giống các nhà quản lý vẫn thường thấy, thì ngay trong thời đại vi tính này, chúng bạn vẫn còn vật lộn với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, thông tri, thư từ, quảng cáo, đơn xin... không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ ấy mỗi ngày?

Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất giữ hết chờ khi có lúc dùng đến?

Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra chúng nữa. Có một vị hiệu trưởng kia thích liên hệ với hiệu phó và các trưởng khoa bằng thông tri có khi 2 tờ mỗi ngày, trong lúc phòng hiệu phó nằm ngay sát bên! Có nhiều lý do khiến chúng ta hay viết :

1.        Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc

2.        Để cho người ta chú ý hơn

3.        Gây ấn tượng với cấp trên

4.        Để biện minh cho sự hiện hữu của mình

5.        Vì thích thú

Phải chăng bạn viết vì một trong các lý do kể trên không? Nếu có thì bạn đã gây ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều giấy tờ là một vấn đề kép : mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thãi.

Đối phó : Khi nhận thư tín hay bất cứ giấy tờ gì,hãy dành thời gian mỗi ngày để xử lý chúng. Nhớ để giỏ rác gần bạn. Và bắt đầu xem xét. Lướt qua những gì đã nhận và trích những gì cần thiết, sau đó thực hiện ngay một trong các động tác sau đây:

1.        Vứt bỏ

2.        Chuyển giao

3.        Thực hiện

4.        Lưu         

a) dài hạn

b) chờ hành động trong tương lai

Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác của bạn chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý mỗi văn bản một lần mà thôi. Xử lý xong thứ nào thì vứt bỏ thứ đó. Có hồ sơ cần lưu thường xuyên hoặc bán thường xuyên. Nếu quyết định lưu thì  cẩn thận khi lưu. Nhớ xác định thời hạn lưu giữ. Ghi chú thời hạn trên hồ sơ để loại bỏ khi hết hạn.




            Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi tựa đầy đủ. Định kỳ rà soát lại (chu kỳ 6 tháng chẳng hạn)  để loại bớt những hồ sơ không cần thiết nữa.

Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng tiết kiệm thời gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết đơn giản. Dùng mẫu có sẵn và vào đề ngay. Bước đầu tiên để tổ chức lại giấy tờ là phân loại toàn bộ giấy tờ trong phòng bạn theo từng đề mục đã mô tả trên.

Lãng phí 8 : Truyền đạt kém

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin lưu thông nội bộ còn kém. Nếu nhân viên không hiểu rõ bạn chờ đợi gì nơi họ, họ sẽ liên tục quấy rầy bạn để làm ro, hoặc tệ hơn nữa, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta truyền đạt cho nhân viên bằng những cách không thích hợp.

Nếu viết thông tri cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi có yêu cầu ghi nhớ sự việc trên văn bản. Trách nhiệm quản lý đòi hỏi bạn phải tổ chức cơ chế thông tin truyền đạt nội bộ xuyên suốt để khỏi phải triền miên lặp đi lặp lại một thông điệp.

Đối phó:

Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện truyền đạt thích hợp nhất: họp, điện thoại, bảng thông báo, thông tri... Nhớ giữ mức độ truyền đạt ngang tầm với từng đối tượng và với mức phức tạp của công việc. Coi chừng thông tin dư thừa. Nếu muốn ai đó làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa ra yêu cầu vừa đủ để họ thực hiện việc đó mà thôi.

Hãy đảm bảo mọi thông tin đều lưu thông xuyên suốt đến đúng đối tượng và được hiểu rõ ràng. Bạn phải có thể đưa thông tin vào hệ thống một cách nhanh gọn dễ dàng và yên tâm rằng nó sẽ đến tay người nhận dưới hình thức rõ ràng dễ hiểu nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi bạn cần truyền đạt những chỉ thị cuối cùng cho một nhóm. Dùng ngôn ngữ thông thường dễ hiểu đối với mọi đối tượng.




    Bài tập 10:
Khắc phục lãng phí thời gian

Lãng phí 1:

1.        Làm gì để giải quyết vấn đề ?

2.        Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?

3.        Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định

Lãng phí 2 :

4.        Làm gì để giải quyết vấn đề ?

5.        Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?

6.        Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định

Lãng phí 3 :

7.        Làm gì để giải quyết vấn đề ?

8.        Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?

9.        Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định

Xếp đặt

          Không thu xếp thời gian thì mọi mánh khoé quản lý thời gian kể trên đều vô ích. Điều cốt lõi để kế hoạch hóa thời gian là trước tiên quyết định xem mình muốn và cần làm gì, sau đóấn định thời gian thực hiện. Sau đây là hai mẫu kế hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày/tuần.

Kế hoạch cho cả năm :

Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng màu làm ký hiệu. Màu xanh lục để cho ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để cảnh báo về các báo cáo quan trọng đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, đợt khuyến mãi. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn.

        Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và kèm theo lịch thời gian trống của bạn để họ tiện xin hẹn gặp. Làm như vậy, có hai ích lợi : cho mọi người biết bạn đang làm gì và nhắc khéo lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu điều này bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho nhân viên mỗi tháng một lần.

Kế hoạch ngày/tuần :

          Mẫu sau đây cho bạn một hệ thống chi tiết hơn để lên kế hoạch công việc. Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Trước đó bạn hãy nhớ chuyển một số thông tin thích hợp từ bảng kế hoạch năm sang. Bởi vậy, lịch làm việc của bạn đã có thể khá đầy trước khi bạn đưa những kế hoạch tuần vào.

Bảng 8: Kế hoạch tuần/ngày

Ngày

 

Tuần

Tên :

Giờ

Thứ hai

Thứ ba

Thứ tư

Thứ năm

Thứ sáu

 

7:30

8:00

9.00

9.30

10.00

Kế hoạch tuần Họp giao ban

 

 

Xử lý cv đến/ cv đi

 

 

 

 

Xử lý cv đến /cv đi

 

 

 

Xử lý cv đến/ cv đi

 

Thời gian riêng tư

 

 

 

10.30

11.00

11.30

12.00

 

 

 

Thời gian riêng tư

 

Đơn vị họp hằng tuần

 

 

Thời gian riêng tư

 

 

Tham quan hiện trường

12.30

1.00

ĂN TRƯA

1.30

2.00

2.30

3.00

 

 

 

 

Đi dạo

 

 

Thời gian riêng tư

 

 

Hẹn với nhân viên

 

 

 

Thòi gian suy nghỉ

3.30

4.00

4.30

5.00

5.30

6.00

 

 

Tiếp nhân viên tự do

 

 

 

Đi dạo

 

Ngoài giờ làm việc

 

Bóng đá trên TV, 20:30 Kênh 9 (thứ ba)

Chơi quần vợt với Hai, Thứ năm 18:30

Thứ bảy

Ăn tối với bạn B.

Chủ nhật

 

Công việc

Thư tín

Hẹn

Điều khác

 

Điện thoại (đến/đi)

 

 

 

 

Việc cần hoàn tất hoặc bắt đầu trong tuần :

1.                                                                                Thời hạn :                       Giao cho ai :

2.                                                                                Thời hạn :                       Giao cho ai :

3.                                                                                Thời hạn :                       Giao cho ai :

Ghi chú (đem sang tuần sau)

 

 

Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc bạn biết phải làm trong tuần. Thí dụ :

-            Họp với Tuyết

-            Xem xét yêu cầu thêm nhân viên

-            Kiểm tra khu vực mỗi ngày

-            Gặp Lan hỏi về thương lượng về bảo hiểm

-            Kiểm tra lịch bảo trì máy móc thiết bị ở lầu 2

-            Gặp Danh bàn chuyện hệ thống chiếu sáng văn phòng

-            Lấy 3 bảng giá cung ứng cho năm tới

-            Kiểm tra tình hình thanh tra hàng năm

-            Mời Hương dự tiệc chia tay

-            Trả lời thư Dũng và Vân

-            An định buổi họp với cấp trên

-            Điện nhắn các trưởng chi nhánh địa phương chuẩn bị buổi họp ngày  12

-            Suy nghĩ đường lối phát triển nhân sự

-            Sinh nhật Thanh. 16.00. Thứ năm.

 Khi bạn đã có danh sách càng đầy đủ càng tốt, bạn hãy sắp xếp ưu tiên các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên theo mẫu ở phần (3) (An định ưu tiên). Công việc quan trọng, cấp bách thế nào ? Có thể đánh số thứ tự ưu tiên hoặc phân loại 3 nhóm : thật quan trọng, quan trọng, không quan trọng. (thật cấp bách, cấp bách, không cấp bách).

 Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày/Tuần. Nhớ tính thời gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng.

 Đừng ghi lung tung khi điền vào các chỗ trống. Bạn đang sắp xếp ưu tiên cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy suy nghĩ kỹ. Những việc quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Điền “thư tư” và “điện thoại” vào ô thích hợp ví dụ vào các ô “công văn đến/đi” hoặc vào khoảng thời gian trống giữa hai công việc.. Gặp công việc thật quan trọng thì phải trích thời gian đặc biệt.

Cũng tương tự, hãy ghi các cuộc hẹn và việc thông thường khác vào chỗ thích hợp ở đáy bảng biểu. Sau đó chỉ định thời gian tùy theo mức độ quan trọng và khẩn trương. Gặp gỡ với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp dành cho tiếp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối gặp gỡ vào các khoảng thời gian khác. Nếu  không có cuộc gặp nào, thì có thể dùng các khoảng thời gian này để làm những việc bình thường như sắp xếp hồ sơ, những việc có thể gián đoạn mà không bị ảnh hưởng. Phải xem đây là một lợi lọc về thời gian.

 Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc không phải là tất cả. Phải có sự cân bằng giữa công việc và đời sống riêng tư, gia đình, sức khỏe.

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường nhưng không cần quá nhiều. Những đột xuất có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác qua mọi sự để giải quyết. Đây cũng là một phần trong công việc. Bạn cần phải linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc quá căng thẳng nếu có điều không dự kiến ngăn trở kế hoạch của bạn. Nếu bạn đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, thì bạn đã giảm thiểu số lượng tình huống đột xuất. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để xét lại và điều chỉnh những ưu tiên trong ngày. Luôn tự nhắc nhở về mục đích của những ưu tiên ấy.

Qua việc lập kế hoạch và lên lịch theo thứ tự ưu tiên (gắn liền với những mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định tầm quan trọng của thời gian của bạn.

 Luôn luôn  bám sát các mục tiêu đề ra, hoặc những kết quả trọng điểm trong suốt quá trình lập kế hoạch. Chúng phải là lực định hướng cho cách sử dụng thời gian của bạn.

           Một lợi ích khác khi lên kế hoạch thời gian, là bạn có thể phân tích các bảng kế hoạch Năm và Tuần/Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới khống chế những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy dành ít thời gian ghi lại những việc bạn đã làm ngoài dự kiến. Hãy lưu giữ bảng kế hoạch suốt tháng hoặc suốt 6 tuần, sau đó xem xét lại nội dung của nó như bạn đã làm với nhật ký các hoạt đông. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại chẳng hạn,thì đây là lúc bạn xét lại một cách có ý thức chiến lược đối phó của bạn.

KẾT LUẬN: 10 bí quyết quản lý thời gian[3]

·       Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại.

·        Kiên trì và nhẫn nại

·           Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần một.

·           Dọn bàn sạch sẽ và chỉ để thứ cần thiết ngay giữa.

·           Sắp xếp cho từng vật dụng có chỗ riêng của nó.

·           Để dành những vặt vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng.

·           Tự ban một phần thưởng đặc biệt khi làm được công việc quan trọng

·           Ý thức rằng đôi lúc bạn có thể mất kiểm soát thời gian của mình – đừng quá bận tâm chuyện này

·           Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận

·           Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì là tốt nhất ?

 

Tài liệu tham khảo

Covey S. Bảy thói quen của người thành đạt. TP HCM: Nhà xuất bản Trẻ, 2013 (Bản dịch tiếng Việt).

Công ty MCaD. Bộ tài liệu: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Hà Nội: 2018 (Không phát hành).

Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-MCaD, TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo (Tập 1). Hà Nội: Nxb. ĐHQG Hà Nội, 2015.

https://quantrimang.com/5-ky-nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-140639

https://www.kynang.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/ky-nang-quan-ly-thoi-gian.html

https://www.youtube.com/watch?v=rlRHHo3pKAk

 



[1] Bài viết này là một phần trong Bộ tài liệu tập huấn của Công ty MCaD về tổ chức công việc và quản trị thời gian. Tác giả cập nhật và điều chỉnh một số nội dung.

[2] Đây là mô hình ưu tiên hóa công việc do Tổng thống thứ 34 Aishenhauer của Mỹ đưa ra (còn được gọi là Aishenhauer Box). Tham khảo thêm Video clip hướng dẫn tại địa chỉ https://www.youtube.com/watch?v=rlRHHo3pKAk

[3] Viện Lãnh đạo và Quản lý LMI-MCaD, TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo (Tập 1). Hà Nội: Nxb. ĐHQG Hà Nội, 2015.

Đối tác
Hỗ trợ trực tuyến

Điện thoại để được tư vấn tốt nhất

Dự án
  • Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Kể...

  • Dự án: Hỗ trợ “Chương trình Quản trị Công và Cải cách Hành chính (GOPA giai đoạn I & II, 2007 – 2014)
    Quản trị công và Cải cách hành chính (CCHC)” là chương trình do Chính...
  • Gói thầu: Khảo sát dữ liệu cơ bản cho Dự án JICA hỗ trợ tăng cường năng lực Văn phòng Quốc hội
    Từ tháng 1 năm 2014 đến tháng 9 năm 2017, JICA đã hỗ trợ thực hiện Dự án Tăng cường...
  • Dự án: Xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm cho tỉnh Bắc Giang
    Mục đích chung là thiết kế khung chương trình và xây dựng bộ tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cho...
  • Dự án: Xây dựng chương trình và bộ tài liệu bồi dưỡng công chức chuyên trách cải cách hành chính
    Mục đích chung là phát triển và chuyển giao chương trình và tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu cho công...
  • Dự án: Biên soạn chương trình, tài liệu nghiệp vụ quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích chung của gói thầu là thiết kế, xây dựng chương trình, biên soạn nội dung tài liệu bồi...
  • Dự án rà soát hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích của dự án: Tổ chức rà soát đánh giá hiện trạng hệ thống cơ sở đào tạo, bồi...
  • Dự án xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra
    Mục đích của dự án: Tư vấn xây dựng chương trình và hệ thống các chuyên đề, báo cáo bổ trợ...
  • Dự án xây dựng chương trình, biên soạn tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng
    Mục tiêu của dự án này là: Xây dựng chương trình và biên soạn tài liệu giảng dạy, đảm bảo...
  • Dự án phát triển đào tạo năng lực cho công chức Thành phố Hồ Chí Minh
    Mục đích của dự án này nhằm hỗ trợ nâng cao năng lực chính quyền Thành phố HCM trong xây...