01/07/2019 17:53:11 PM

KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HIỆU QUẢ KẾ HOẠCH (Phần I)

(Lượt xem: 170)

KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN HIỆU QUẢ KẾ HOẠCH[1]

(Phần I)

TS. Nguyễn Khắc Hùng

Giới thiệu: Trong bốn chức năng quản lý, theo Mary Parker Follett (1923), lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch là hai chức năng đầu tiên và rất quan trọng[2]. Nếu không có kế hoạch chi tiết với mục tiêu rõ ràng, các hoạt động khả thi với nguồn lực tương thích thì hầu như không thể cắt đặt, phân công nhân sự, bảo đảm mang lại kết quả mong muốn. Việc theo dõi, giám sát và đánh giá tiến trình thực hiện cũng không có cơ sở, dẫn tới sự hỗn loạn trong tiến trình hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp. Bài viết này hệ thống hóa lý thuyết về lập kế hoạch và cung cấp một số kỹ thuật phân tích, giúp các nhà quản lý vận dụng vào thực tiễn điều hành, tổ chức thực hiện hiệu quả tại tổ chức/doanh nghiệp mình.

1. Khái niệm và phân loại kế hoạch:

Trong quản lý hiện đại, mỗi tổ chức/doanh nghiệp đều có những mục tiêu hoặc nhiệm vụ đặc thù. Mục tiêu của tổ chức (có thể do chính tổ chức xây dựng nên, hoặc cũng có thể do cơ quan cấp trên của tổ chức quy định) là những gì tổ chức mong muốn đạt được trong một giai đoạn nhất định.                                          

Mục tiêu của tổ chức càng được xác định rõ ràng bao nhiêu thì tổ chức đó càng dễ đạt được mục tiêu bấy nhiêu. Để đạt được mục tiêu, tổ chức đó phải tổ chức, sắp xếp, xây dựng lịch trình các hoạt động và đưa ra phương án sử dụng, phân bổ các nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu. Công việc này gọi là lập kế hoạch. Không lập kế hoạch bị coi là một thiếu hụt nghiêm trọng trong quản lý.                                                                          

Trong thực tiễn hoạt động quản lý và thực thi công việc, mọi lãnh đạo đều trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào công việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của cơ quan đơn vị hay trong một lĩnh vực công việc cụ thể.

1.1 Khái niệm lập kế hoạch:

Có nhiều khái niệm khác nhau về công tác lập kế hoạch, tuỳ theo cách tiếp cận chú trọng đến mục tiêu (làm được cái gì), cách thực hiện (làm như thế nào), phương tiện được sử dụng (sử dụng phương tiện gì), sử dụng các nguồn lực (hiệu quả sử dụng, phân bổ nguồn lực như thề nào).

“Lập kế hoạch là một quá trình sắp xếp các nguồn lực (con người, tài chính, thời gian ...) và các phương tiện, được sử dụng cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước; với việc sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ, dự báo khả năng trong tương lai và công nhận thực tế của hiện tại”.

Nói cách khác, lập kế hoạch là một quá trình xác định mục tiêu tương lai và các phương thức thích hợp để đạt mục tiêu.

Cụ thể hơn, lập kế hoạch là một công việc quản lý mang tính chuyên  môn, nhằm xác định:

-  Mục tiêu, các kết quả: cần đạt được gì?

-  Nguyên nhân: Tại sao phải làm, vì lợi ích của ai?

-  Ai sẽ làm, làm việc gì, mối quan hệ giữa những người (tổ chức) tham gia vào quá trình thực hiện?

-  Những công việc cần được thực hiện để đạt được mục tiêu: làm cái gì, bằng cách nào?

-  Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc từng công việc, từng hoạt động;

- Những nguồn lực nào sẽ cần huy động cho việc triển khai thực hiện?

1.2 Phân loại kế hoạch:

Tùy theo mục đích, nội dung, tính chất, lĩnh vực, quy mô và mức độ phức tạp của công việc mà kế hoạch có thể được phân chia thành các loại khác nhau. Dưới đây là một số cách phân loại kế hoạch.

 a) Phân loại theo quy mô/phạm vi:

Theo cách phân loại này, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi (hay kế hoạch hoạt động).

Các kế hoạch áp dụng cho toàn bộ cơ quan, tổ chức, cấp hành chính, trong đó thiết lập các mục tiêu toàn diện và xác định vị trí tương lai mang tính dài hạn của cơ quan, tổ chức hoặc địa phương thì được gọi là kế hoạch chiến lược. Các kế hoạch nêu chi tiết về cách thức đạt được các mục tiêu thì được gọi là kế hoạch thực  thi.

Kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi khác nhau ở khuôn khổ thời gian và phạm vi công việc. Kế hoạch chiến lược thường có khuôn khổ thời gian dài, thường là 5 năm trở lên. Chúng cũng có phạm vi rộng hơn chứ  không giải quyết các công việc cụ thể. Ngược lại, kế hoạch thực thi thường có thời gian ngắn hơn. Các kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý hầu hết là các kế hoạch thực thi.

Text Box: Chiến lược: Là kế hoạch mang tính định hướng, với mục tiêu dài hạn mang tính phát triển (của một tổ chức, hay một lĩnh vực, hay một ngành) và một lộ trình được xây dựng nhằm đạt được mục tiêu. Ví dụ chiến lược  phát triển kinh tế xã hội của 1 địa phương, chiến lược  phát triển nguồn nhân lực, chiến lược  phát triển tổ chức, chiến lược  kinh doanh, chiến lược  phát triển khoa học công nghệ…Trong công tác xây dựng kế hoạch, việc xây dựng kế hoạch chiến lược bao gồm việc xây dựng các mục tiêu. Trong khi đó các kế hoạch thực thi thừa nhận sự tồn tại các mục tiêu và đưa ra các phương pháp để đạt mục tiêu đó.

b) Phân loại theo khuôn khổ thời gian:

Theo khuôn khổ thời gian, kế

hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.  Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó một năm hoặc dưới một năm. Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó từ 5 năm trở lên. Kế hoạch có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới 5 năm được gọi là kế hoạch trung hạn.

c) Phân loại theo tính  chất/lĩnh vực:

Mọi cơ quan tổ chức và địa phương đều có các loại kế hoạch theo tính chất hoặc theo lĩnh vực. Dưới đây là một số kế hoạch theo phân loại này:

Text Box: Kế hoạch năm, 6 tháng, quý, tháng: Là kế hoạch được xây dựng cho một khoảng thời gian liên quan đến kết quả thực thi công việc. Loại kế hoạch này thường được sử dụng trong các tổ chức khu vực công, phục vụ cho công tác đánh giá các hoạt động theo các mục tiêu được thiết lập theo định kỳ. Loại kế hoạch này cũng có thể được xếp vào loại kế hoạch hoạt động của tổ chức, hay một doanh nghiệp.- Kế hoạch dự án: Là kế hoạch được xây dựng và thực hiện một dự án phát triển. Loại kế hoạch này được thực hiện phổ biến trong quan hệ của các cơ quan nhà nước với các đối tác phát triển. 

- Kế hoạch tác nghiệp: Khác với kế hoạch ở tầm chiến lược, đây là loại kế hoạch trong đó xác định cụ thể các hoạt động cần phải tiến hành, các nguồn lực và lịch trình thực hiện nhằm hoàn thành một hoặc một số công việc cụ thể.

- Kế hoạch tài chính (ngân sách): Là kế hoạch về thu, chi ngân sách cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bao gồm các khoản mục thu chi trong kỳ ngân sách. Kế hoạch tài chính (ngân sách) cũng xác định các biện pháp để huy động và sử dụng các khoản chi ngân sách một cách có hiệu quả.

- Kế hoạch nhân sự: Là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho một cơ quan, tổ chức về đối tượng, số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp. Kế hoạch nhân sự  cũng xác định các biện pháp cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhân sự nhằm đảm bảo cho cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng và hoàn thành nhiệm vụ của mình.

2. Vai trò, ý nghĩa, yêu cầu của lập kế hoạch:

2.1 Vai trò, ý nghĩa:

Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ (những việc đã làm, những kinh nghiệm trong quá khứ), với hiện tại (những việc đang làm, và với tương lai (những việc sẽ làm, kế thừa kinh nghiệm trong quá khứ).

Qua các nghiên cứu và kiểm nghiệm trong thực tiễn về mối quan hệ giữa lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, có thể đưa ra một số điểm về vai trò và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch:

Thứ nhất, thông qua lập kế hoạch giúp người quản lý, lãnh đạo xác định được mục tiêu cơ quan đơn vị cần đạt được và cách thức tổ chức huy động các nguồn lực và tổ chức thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu của cơ quan đơn vị mình.

Thứ hai, lập kế hoạch giúp dự đoán và ứng phó với những thay đổi trong tương lai. Thông qua việc lập kế hoạch người công chức quản lý có thể dự đoán được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn, và có thể tránh được những rủi ro có thể xảy ra.

Tuy nhiên, một kế hoạch tốt đến mấy cũng chỉ mang tính tương đối. “Một kế hoạch tốt nhất cũng không thể lường trước hết được những gì có thể xảy ra trong tương lai” (Henry Fayol). Kế hoạch càng dài hạn thì tính dự báo sẽ càng  không chắc chắn bằng  kế hoạch ngắn hạn.

Thứ ba, thông qua lập kế hoạch giúp cơ quan đơn vị hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ. Kế hoạch được xây dựng sẽ giúp huy động và phối hợp được công sức và thời gian của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức góp phần vào thực hiện các mục tiêu. Nhờ có các kế hoạch mà công chức trong cơ quan đơn vị có thể phối hợp các hoạt động của các cá nhân cũng như các bộ phận một cách nhịp nhàng và có kế hoạch trong thực hiện nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu.

Thứ tư, lập kế hoạch giúp cơ quan đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Thông qua lập kế hoạch, người công chức quản lý lựa chọn các phương án bố trí sử dụng và phối hợp các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả. Thông qua đó giảm thiểu được sự trùng lắp, chồng chéo, lãng phí về nguồn lực.

Thứ năm, lập kế hoạch giúp người công chức quản lý xây dựng được công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện, chất lượng và kết quả thực hiện công việc, giúp đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các mục tiêu.

Thứ sáu, lập kế hoạch giúp cơ quan tổ chức xác định được trách nhiệm của bộ phận và cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, thông qua đó đánh giá được kết quả hoàn thành nhiệm vụ của  công chức.

Tóm lại, lập kế hoạch là một khâu không thể thiếu trong chu trình quản lý khép kín, nhằm đạt được các mục tiêu của quản lý.

2.2 Yêu cầu của lập kế hoạch:

Trong công tác lập kế hoạch nói chung và ở phạm vi cấp phòng nói riêng, xác định mục tiêu là khâu hết sức quan trọng vì chỉ khi nào xác định mục tiêu đúng đắn thì chúng ta mới có thể thực hiện thắng lợi các mục tiêu đó. Việc xác định mục tiêu của mỗi một kế hoạch phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản (SMART) sau đây:  

a) Tính cụ thể (Simple/Specific):

Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn so với mục tiêu chung chung. Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời sáu câu hỏi sau:

- Ai               :         Ai tham gia?

- Cái gì          :         Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?

- Ở đâu          :         Xác định rõ ràng vị trí thực hiện.

- Khi nào       :         Thiết lập khuôn khổ thời gian.

- Cái nào       :         Xác định những yêu cầu và những hạn chế.

- Tại sao        :         Những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành mục tiêu.

b) Tính đo lường được (Measurable):

Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường những tiến triển của công việc hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định. Khi theo dõi và đo lường sự tiến triển công việc, cần kiểm tra xem chúng có theo đúng hướng không, và có đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn hay không.

Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như: làm được gì? làm được bao nhiêu? Làm trong điều kiện nào? Làm thế nào để biết khi nào mục tiêu hoàn thành?

c) Tính có thể đạt được (Achievable):

Sau khi xác định mục tiêu, công việc tiếp theo là tính toán cách thức có thể có để đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, chúng ta cần phát triển các thái độ, khả năng, kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra trước những cơ hội bị bỏ qua.

Chúng ta có thể đạt được hầu hết các mục tiêu đã xác định nếu chúng ta xây dựng  được các công việc và bước đi một cách rõ ràng và thiết lập một khuôn khổ thời gian cần thiết để thực hiện những bước công việc đó.

d) Tính thực tế (Realistic):

Để có tính thực tế, một mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan hướng đến cái mà chúng ta sẽ và có khả năng thực hiện. Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu thấp đưa ra nỗ lực thấp hơn, còn mục cao đưa ra nỗ lực cao hơn. Trong nhiều trường hợp, chúng ta hoàn thành được những công việc khó khăn bởi vì chúng ta làm nó xuất phát từ quyết tâm và niềm say mê chứ không phải vì các mục đích khác.

Mục tiêu chỉ trở thành hiện thực nếu chúng ta thực sự tin tưởng rằng nó có thể được hoàn thành. Một phương pháp nữa để nhận biết một mục tiêu được xác định là hiện thực nếu chúng ta đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tự đặt ra những điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

đ) Khung thời gian (Time-framed):

Mỗi một mục tiêu được xác định trong một giai đoạn thời gian cụ thể và rõ ràng để hoàn thành, theo khung thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm.

Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để chúng ta xác định các hoạt động kiểm điểm hay đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiếu những sai lệch.

3. Thành phần kế hoạch:

Tùy theo tính chất, mức độ cần đạt được trong thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị, người quản lý, lãnh đạo phải xác định cho được các thành phần của kế hoạch. Tuy nhiên, trong một bản kế hoạch phải xác định cho được tối thiểu một số thành phần như sau:

- Các mục tiêu: Xác định những kết quả tương lai mà cơ quan, đơn vị mong muốn đạt được. Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đạt được trong quá khứ, có thể là những mong muốn của các nhân viên trong cơ quan/đơn vị; cũng có thể là những sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đặt ra những thách thức đối với công chức quản lý.

- Phương hướng và các biện pháp thực hiện các công việc, các hoạt động dự kiến để đạt những mục tiêu đã đề ra.

- Nguồn lực: Các nguồn lực thực hiện kế hoạch có thể được chia thành nhiều loại gồm: Nguồn lực vật chất, tài chính; nguồn nhân lực, chuyên môn và trí tuệ; nguồn lực tổ chức; nguồn lực quan hệ; nguồn lực thông tin, thời gian...

Các nguồn lực bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng. Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà cơ quan đơn vị có thể có trong tương lai. Đây là loại nguồn lực chưa sẵn có cho nên người công chức quản lý phải có những chính sách và biện pháp để huy động, trong đó phải tính đến tính không chắc chắn của nó.

- Cách thức tổ chức thực hiện: Những sắp xếp, phân công thực hiện công việc; trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận; các hướng dẫn và chỉ đạo, các quy định về hợp tác và phối hợp thực hiện.

4. Nguyên tắc lập kế hoạch:

4.1 Nguyên tắc mục tiêu:

Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt những mục tiêu nhất định, trong đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mọi kế hoạch, từ xây dựng đến tổ chức thực hiện, phải đảm bảo nguyên tắc hướng các nỗ lực, nguồn lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu.

4.2 Nguyên tắc hiệu quả:

Các nguồn lực thường là có hạn so với mong muốn trong thực hiện công việc. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản là phải đảm bảo hiệu quả trong sử dụng nguồn lực so với chi phí bỏ ra. Nguyên tắc cũng phải được tuân thủ trong lập và thực hiện kế hoạch. Hiệu quả của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc đạt các mục tiêu so với những chi phí và các nguồn lực đã sử dụng  trong xây dựng và thực hiện kế hoạch.

4.3 Nguyên tắc cân đối:

Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành. Ví dụ: Mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp nhàng, hoạt động trước làm tiền đề cho hoạt động sau, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con người.... để tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực, hoặc chồng chéo công việc.

4.4 Nguyên tắc linh hoạt:

 Các kế hoạch mang tính dự kiến về các hoạt động trong tương lai.Tương lai luôn thay đổi, vì vậy, bản thân các kế hoạch cũng mang tính tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo tính linh hoạt để có thể đièu chỉnh được nhằm giảm bớt các rủi ro do các yếu tố và điều không mong đợi phát sinh.

4.5 Nguyên tắc đảm bảo cam kết:

Trong các kế hoạch phải xác định các mục tiêu và các nguồn lực, phân công trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Nếu chỉ một trong các cá nhân hoặc bộ phận không hoàn thành trách nhiệm của mình, hay các nguồn lực không được cung cấp theo đúng tiến độ yêu cầu thì có thể dẫn đến việc không hoàn thành kế hoạch theo dự kiến thậm chí có thể gây hậu quả. Chính vì vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.

4.6 Nguyên tắc phù hợp:

Trong quản lý, chúng ta phải xây dựng nhiều kế hoạch khác nhau. Ví dụ, theo thời gian có các kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... và nhiều kế hoạch về các lĩnh vực khác nhau. Vì vậy để tránh tình trạng chồng chéo giữa các kế hoạch khi thực hiện, khi xây dựng các kế hoạch cần phải tính toán sao cho chúng thích hợp về phân bổ thời gian và các nguồn lực, và phải đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ giữa các kế hoạch.

4.7 Nguyên tắc nhân tố hạn chế:

Trong quá trình lập kế hoạch, lựa chọn phương án kế hoạch, chúng ta thường gặp phải các nhân tố hạn chế đến chất lượng của kế hoạch cũng như chất lượng của việc thực hiện kế hoạch sau này. Do đó, khi lập kế hoạch chúng ta cần dự đoán những khó khăn, hạn chế có thể xảy ra và dự kiến giải pháp khắc phục các nhân tố đó. Ví dụ, tính chính xác của các kết quả dự báo về tương lai; yếu tố tâm lý của người thực hiện; thời gian cho việc thực hiện  kế hoạch và thay đổi về môi trường, về lãnh đạo, về nguồn lực...

4.8 Nguyên tắc khách quan:

Chúng ta lập kế hoạch là để thực hiện chúng nhằm đạt các kết quả mong muốn, do vậy để đảm bảo tính khả thi của các kế hoạch, khi xây dựng kế hoạch phải dựa trên những căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù hợp với điều kiện. Không nên lồng ý chí chủ quan, duy ý chí, làm cho kế hoạch bị viển vông, không có tính khả thi.

5. Một số công cụ phân tích để xây dựng và thực hiện hiệu quả kế hoạch:

5.1 Phân tích đối thủ cạnh tranh[3]:

a. Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh[4]:

Michael Porter, nhà hoạch định chiến lược và cạnh tranh hàng đầu thế giới hiện nay, đã cung cấp một khung lý thuyết để phân tích. Trong đó, ông mô hình hóa các ngành kinh doanh và cho rằng ngành kinh doanh nào cũng phải chịu tác động của năm lực lượng cạnh tranh. Các nhà chiến lược đang tìm kiếm ưu thế nổi trội hơn các đối thủ có thể sử dụng mô hình này nhằm hiểu rõ hơn bối cảnh của ngành kinh doanh mình đang hoạt động. Mô hình Porter’s Five Forces được xuất bản lần đầu trên tạp chí Harvard Business Review năm 1979 với nội dung tìm hiểu yếu tố tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh. Mô hình này, thường được gọi là “Năm lực lượng của Porter”, được xem là công cụ hữu dụng và hiệu quả để tìm hiểu nguồn gốc lợi nhuận. Quan trọng hơn cả, mô hình này cung cấp các chiến lược cạnh tranh để doanh nghiệp duy trì hay tăng lợi nhuận.

1. Sức mạnh nhà cung cấp thể hiện ở các đặc điểm sau:

- Mức độ tập trung của các nhà cung cấp,

- Tầm quan trọng của số lượng sản phẩm đối với nhà cung cấp,

- Sự khác biệt của các nhà cung cấp,

- Ảnh hưởng của các yếu tố đầu vào đối với chi phí hoặc sự khác biệt hóa sản phẩm,

- Chi phí chuyển đổi của các doanh nghiệp trong ngành,

- Sự tồn tại của các nhà cung cấp thay thế,

- Nguy cơ tăng cường sự hợp nhất của các nhà cung cấp,

- Chi phí cung ứng so với tổng lợi tức của ngành.

 

2. Nguy cơ thay thế thể hiện ở:

- Các chi phí chuyển đổi trong sử dụng sản phẩm,

- Xu hướng sử dụng hàng thay thế của khách hàng,

- Tương quan giữa giá cả và chất lượng của các mặt hàng thay thế.

 

3. Các rào cản gia nhập thể hiện ở:

- Các lợi thế chi phí tuyệt đối,

- Sự hiểu biết về chu kỳ dao động thị trường,

- Khả năng tiếp cận các yếu tố đầu vào,

- Chính sách của chính phủ,

- Tính kinh tế theo quy mô,

- Các yêu cầu về vốn,

- Tính đặc trưng của nhãn hiệu hàng hóa,

- Các chi phí chuyển đổi ngành kinh doanh,

- Khả năng tiếp cận với kênh phân phối,

- Khả năng bị trả đũa,

- Các sản phẩm độc quyền.

 

4. Sức mạnh khách hàng thể hiện ở:

- Vị thế mặc cả,

- Số lượng người mua,

- Thông tin mà người mua có được,

- Tính đặc trưng của nhãn hiệu hàng hóa,

- Tính nhạy cảm đối với giá,

- Sự khác biệt hóa sản phẩm,

- Mức độ tập trung của khách hàng trong ngành,

- Mức độ sẵn có của hàng hóa thay thế,

- Động cơ của khách hàng.

 

5. Mức độ cạnh tranh thể hiện ở:

- Các rào cản nếu muốn “thoát ra” khỏi ngành,

- Mức độ tập trung của ngành,

- Chi phí cố định/giá trị gia tăng,

- Tình trạng tăng trưởng của ngành,

- Tình trạng dư thừa công suất,

- Khác biệt giữa các sản phẩm,

- Các chi phí chuyển đổi,

- Tính đặc trưng của nhãn hiệu hàng hóa,

- Tính đa dạng của các đối thủ cạnh tranh,

- Tình trạng sàng lọc trong ngành.

 

b. Biểu phân tích:

Phân tích đối thủ cạnh tranh là quá trình đánh giá điểm yếu và điểm mạnh của các đối thủ hiện tại và tiềm tàng. Những phân tích này cung cấp cho doanh nghiệp bức tranh về chiến lược tấn công và phòng ngự, qua đó họ có thể xác định những cơ hội và thách thức. Định hình rõ đối thủ là quá trình thu thập tất cả các nguồn thông tin phân tích về đối thủ vào một hệ thống, nhằm hỗ trợ quá trình hình thành, triển khai và điều chỉnh chiến lược một cách hiệu quả nhất. Có thể vận dụng biểu dưới đây để đánh giá các đối thủ nhằm xác định những đối thủ chính trong ngành.

Yếu tố thành công trong ngành

Trọng số

Đánh giá đối thủ 1

Điểm số đối thủ 1

Đánh giá đối thủ 2

Điểm số đối thủ 2

Đánh giá đối thủ 3

Điểm số đối thủ 3

1 – Phân phối

0.4

6

2.4

3

1.2

...

...

2 – khách hàng

0.3

4

1.2

5

1.5

...

...

3 – Giảm giá theo khối lượng

0.2

3

0.6

3

0.6

 

 

4 – Cải tiến sản phẩm

0.1

7

0.7

4

0.4

 

 

Tổng 

1

20

4.9

15

3.7

...

...

 

5.2 Phân tích khách hàng:

a. Ý nghĩa và các yếu tố:

Khách hàng là một đối tượng quan trọng của công tác phân tích thị trường, nắm bắt nhu cầu, mong muốn của khách hàng giúp doanh nghiệp đưa ra những giải pháp (sản phẩm, dịch vụ, các giá trị gia tăng…) thích hợp làm hài lòng khách hàng. Hiểu được hành vi, thói quen, chu kỳ mua của khách hàng giúp người làm thị trường đưa ra được những giải pháp tiếp thị hiệu quả.

Khi phân tích khách hàng ta sẽ giải quyết được các vấn đề sau: khách hàng thật sự của mình là ai? doanh số bao nhiêu, làm sao tiếp cận được họ, ai mới là người quyết định cuối cùng. ví dụ ở thị trường đồ chơi cho trẻ em, màu sắc đẹp, rực rỡ dễ thu hút các bé nhưng tính an toàn lại là tiêu chí hàng đầu khi bậc phụ huynh quyết định mua hàng[5].

Hãy định vị doanh nghiệp của mình dựa trên khách hàng, đừng định vị trên hàng hóa mình đang có. Nghe có vẻ phi lý, nhưng hãy nghĩ vấn đề khác đi một chút vì hiện nay sản phẩm và giá cả đều giống nhau, bạn không thể tiếp tục cuộc chiến trước đây. Hãy tập trung vào những vấn đề khách hàng chưa thỏa mãn và tìm cách khắc phục nó.

Thông thường có một số cách để phân khúc khách hàng như theo nhân khẩu học, tâm lý học, hành vi mua hàng cá nhân.

Nhân khẩu học bao gồm: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, địa vị xã hội, bạn bè…

Tâm lý học bao gồm: Sở thích, thói quen, lối sống, phong cách, thần tượng, nhóm ảnh hưởng...

Hành vi mua hàng cá nhân là cái tôi của mỗi người tiêu dùng khi mua hàng và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố trên.

Sau đó hãy nhóm những đối tượng có những nét tương đồng lại với nhau và bắt đầu vẽ chân dung của họ ra trong thị trường của bạn. Họ là ai ? họ làm nghề gì, họ suy nghĩ gĩ, họ có thói quen gì, họ sẽ tiêu dùng như thế nào ?

Sau khi nhóm vào các đối tượng, bạn phải biết được phân khúc đó có tiềm năng và đủ độ lớn cho bạn đầu tư. ví dụ bạn chọn phân khúc là bán văn phòng phẩm cho những người thuận tay trái ở khu vực thành phố thì bạn phải ước lượng được có bao nhiều người thuận tay trái, bao nhiêu người sẵn sàng bỏ tiền ra để mua văn phòng phẩm cho riêng mình…

b. Biểu phân tích khách hàng:

Từ phân tích trên đây, có thể vận dụng biểu giản lược sau để phân tích khách hàng nhằm xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

Stt

Nhóm khách hàng

Độ lớn*

Sở thích

Phân khúc**

Tiếm năng đầu tư***

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

V.v

 

 

 

 

 

Ghi chú:

* Tính số lượng khách hàng hay % tổng số dân cư trên địa bàn.

** Phân khúc theo mức chi phí của khách hàng, ví dụ: thấp, trung bình, cao.

*** Có thể áp dụng thang Likert (5: Rất cao; 4: Cao; 3: Trung bình; 2: Thấp; 1: Rất thấp).

(Xem tiếp phần II).



[1] Viện LMI-MCaD. TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng Quản lý, Lãnh đạo. Hà Nội: Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2015. Bài viết này được tác giả điều chỉnh, cập nhật và bổ sung thêm nhiều công cụ phân tích dành cho các quản trị viên doanh nghiệp vận dụng.

[2] Theo cách phân chia chức năng quản lý POSCORB thì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch vẫn là hai chức năng đầu tiên và quan trọng đối với nhà quản lý.

[3] Mục này áp dụng thích hợp nhất khi xây dựng chiến lược doanh nghiệp, ở đây chỉ phân tích và đưa ra một số công cụ giản lược phục vụ phân tích xây dựng và thực hiện kế hoạch tác nghiệp.

Đối tác
Hỗ trợ trực tuyến

Điện thoại để được tư vấn tốt nhất

Dự án
  • Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Dự án JICA-ONA tăng cường năng lực cho Văn phòng Quốc hội

    Kể...

  • Dự án: Hỗ trợ “Chương trình Quản trị Công và Cải cách Hành chính (GOPA giai đoạn I & II, 2007 – 2014)
    Quản trị công và Cải cách hành chính (CCHC)” là chương trình do Chính...
  • Gói thầu: Khảo sát dữ liệu cơ bản cho Dự án JICA hỗ trợ tăng cường năng lực Văn phòng Quốc hội
    Từ tháng 1 năm 2014 đến tháng 9 năm 2017, JICA đã hỗ trợ thực hiện Dự án Tăng cường...
  • Dự án: Xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh, vị trí việc làm cho tỉnh Bắc Giang
    Mục đích chung là thiết kế khung chương trình và xây dựng bộ tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cho...
  • Dự án: Xây dựng chương trình và bộ tài liệu bồi dưỡng công chức chuyên trách cải cách hành chính
    Mục đích chung là phát triển và chuyển giao chương trình và tài liệu bồi dưỡng chuyên sâu cho công...
  • Dự án: Biên soạn chương trình, tài liệu nghiệp vụ quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích chung của gói thầu là thiết kế, xây dựng chương trình, biên soạn nội dung tài liệu bồi...
  • Dự án rà soát hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
    Mục đích của dự án: Tổ chức rà soát đánh giá hiện trạng hệ thống cơ sở đào tạo, bồi...
  • Dự án xây dựng chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra
    Mục đích của dự án: Tư vấn xây dựng chương trình và hệ thống các chuyên đề, báo cáo bổ trợ...
  • Dự án xây dựng chương trình, biên soạn tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng
    Mục tiêu của dự án này là: Xây dựng chương trình và biên soạn tài liệu giảng dạy, đảm bảo...
  • Dự án phát triển đào tạo năng lực cho công chức Thành phố Hồ Chí Minh
    Mục đích của dự án này nhằm hỗ trợ nâng cao năng lực chính quyền Thành phố HCM trong xây...